Titre 12 - Opérations comptables

1.1. Principes et règles générales

Les régisseurs de recettes sont astreints à tenir une comptabilité dont la forme est fixée par le ministre du budget ou avec son accord (art.R.1617-16 du CGCT).

Cette comptabilité doit permettre de dégager facilement à tout moment le solde de la caisse et des valeurs, pour les régies de recettes.

La comptabilité des régies de recettes est tenue selon la méthode de la partie double : chaque opération fait fonctionner un ou plusieurs comptes en débit et un ou plusieurs comptes en crédit.

Elle doit retracer toutes les recettes que le régisseur est habilité à encaisser par l'acte constitutif de la régie.

Le régisseur intègre, dans ses écritures, les opérations des mandataires au vue des pièces justificatives de recettes qu'ils lui transmettent.

La comptabilité des régies de recettes est retracée en fonction des modes de perception des droits prévus dans l'acte constitutif.

Elle est organisée au moyen de comptes et de registres peu nombreux.

Elle est périodiquement apurée par le versement des disponibilités et des justifications de recettes au comptable assignataire.

1.1.1. Nomenclature des comptes

Les comptes permettent de distinguer et de classer en grandes catégories les opérations effectuées par les régisseurs de recettes.

1.1.1.1. Les comptes de disponibilités

Les comptes de disponibilités ouverts dans la comptabilité du régisseur sont fonction des moyens de règlement acceptés :

• dans tous les cas, le compte "caisse", qui enregistre les mouvements en espèces ;

Eventuellement :

• un compte "compte de dépôt de fonds au Trésor" (le cas échéant, compte bancaire ou compte courant postal sur autorisation du ministre chargé du budget). Il enregistre les mouvements des effets bancaires et postaux, les virements effectués sur ce compte, les encaissements effectués par prélèvement ;
• un compte "chèques à l'encaissement", qui enregistre les mouvements des chèques bancaires et postaux ;
• pour les régies de recettes à l'étranger, un "compte bancaire" ;
• un compte "carte bancaire-recettes", qui enregistre les encaissements par cartes bancaires ;
• un compte "titres spéciaux de paiement" qui enregistre les instruments de paiement reçus (ex. : compte "chèques-vacances", "chèques-emploi service universels", chèques d'accompagnement personnalisé", "titres-restaurant",….) ;
• un compte "effets impayés" qui enregistre les mouvements de rejets tant sur les chèques que sur les instruments de paiement ;
• un compte "chèque-caution" ;
• un compte "caution-numéraire".

1.1.1.2. Les comptes d'opérations

• un ou plusieurs comptes de "recettes", selon la nature des produits recouvrés par le régisseur et selon la nomenclature budgétaire de la collectivité ou de l'établissement public local ;
• un compte de "recettes à verser" ;
• un compte de "recettes versées", qui retrace le montant des recettes versées au comptable assignataire ;
• un compte de "recettes à classer" (recettes non identifiées a priori) ;
• éventuellement, un compte "fonds de caisse" ;
• un compte "recettes des mandataires " ;
• un compte "recettes perçues pour le compte de tiers", le bénéficiaire étant précisé dans chaque cas ;
• un compte "recettes-cartes -multiservices" ;
• un compte "dépenses à régulariser" (cartes bancaires, frais de gestion sur instruments de paiement : commissions chèques-vacances,…;)

L'ouverture de comptes nouveaux doit être autorisé par la direction générale de la comptabilité publique.

1.1.2. Le fonctionnement des comptes

Les modalités de fonctionnement des comptes ouverts dans la comptabilité du régisseur de recettes sont décrites en annexe 23.

1.1.3. Les registres utilisés

1.1.3.1. Registres obligatoirement tenus

Ils se composent obligatoirement d’un journal à souches numérotées et/ou d’un journal grand livre

• Le journal à souches numérotées

Il est utilisé pour constater les recettes perçues en numéraire et par chèques et permettre la confection d’une quittance, lorsqu’il n’y pas remise de tickets ou autres formules assimilées.

Ce registre est remis au régisseur par le comptable, qui le vise préalablement. Le journal à souches est arrêté et visé du comptable lors de chaque remise de service entre régisseurs et lors des vérifications sur place.

Le modèle de journal à souches ( P1 RY ou P1 RZ) à utiliser est déterminé pour chaque régisseur, en fonction de la nature de la régie et des nécessités du service, par l’ordonnateur en accord avec le comptable ( annexes n° 27 et 28).

Servi par duplication, il permet la confection simultanée de la quittance et du journal.

Il peut être également servi par triplication et utilisé, dans les petites régies, pour permettre la confection simultanée de la quittance remise à la partie versante, du journal et du bordereau de versement des justifications de recettes si toutes les recettes encaissées y sont retracées.

De même, peuvent être mis en service des registres à souches dont le modèle est, compte tenu des nécessités de chaque régie, librement déterminé par décision conjointe de l’ordonnateur et du comptable.

Ces registres spéciaux sont directement livrés par l’imprimeur au comptable, accompagnés d’un bordereau détaillé indiquant le nombre de carnets livrés ainsi que le numéro de la première et de la dernière quittance. Ce bordereau est conservé par le comptable.

Celui-ci remet au régisseur, contre décharge (modèle P534), les journaux à souches nécessaires au fonctionnement ininterrompu de la régie.

La trésorerie générale surveille l’emploi des journaux à souches.

Quel qu’en soit le modèle, le journal à souches fait apparaître :

• la date et le montant du versement, le nom de la personne qui l’effectue ;
• toutes indications permettant d’identifier le versement (nature, objet, période pour laquelle il est effectué) ;
• éventuellement le mode de versement.

Il ne peut être remis aux parties versantes d’autres quittances que celles délivrées dans ces conditions et dans l’ordre de leur numérotation.

• Le journal grand livre

Pour les régies de faible importance, le journal à souches tiendra lieu de journal grand livre.

Il est obligatoire seulement pour les régies importantes.

Il permet d’enregistrer :

• quotidiennement, en fin de journée, les opérations de recettes, par reports quotidiens des soldes en écriture des comptes de disponibilités et d’opérations, constatées sur le journal à souches numérotées et sur les autres journaux éventuels ;
• les mouvements affectant tous les comptes de la régie.

Qu’il soit tenu manuellement ou selon une procédure informatisée, il est aménagé, en débit et en crédit, de façon à enregistrer les recettes encaissées par moyens de règlement et par nature de produits.

Il doit tenir compte :

• des relevés du compte de dépôt de fonds au Trésor ou du compte bancaire ou du compte courant postal, sur lesquels peuvent apparaître des virements bancaires ou postaux, ou des recettes perçues par prélèvement ;
• des sommes reçues par cartes bancaires que le régisseur comptabilise au vu d'un double des facturettes qu'il détient ;
• des sommes qu'il a pu percevoir en numéraire et pour lesquelles il a remis une preuve de paiement autre qu'une quittance (facture, par exemple).

1.1.3.2. Registres facultatifs

D'autres registres de développement peuvent être utilisés en fonction des besoins de la régie, et notamment, un carnet de développement du compte "recettes à classer", un carnet des sous-régisseurs...

1.1.3.3. Délai de conservation des registres

Les archives du régisseur sont conservées tant que les comptes du comptable assignataire n’ont pas fait l’objet d’un jugement définitif. Le délai de conservation expire un an après cette décision.

1.1.4. Arrêtés d'écritures

1.1.4.1. Règles générales

Les arrêtés d'écritures ont pour objet :

• de contrôler l'ensemble des comptes ;
• d'obtenir périodiquement une vue d'ensemble de la régie.

Les arrêtés d'écritures sont établis manuellement ou de façon informatisée.

1.1.4.2. Arrêtés journaliers

Préalablement, le régisseur totalise sa caisse.

• Arrêté du journal à souches

Le régisseur arrête en chiffres le journal à souches numérotées.

• Arrêté du journal grand-livre

Le régisseur comptabilise globalement sur le journal grand-livre le montant journalier des recettes encaissées selon les différents modes de règlement :

• Débit compte (s) de disponibilités et numéraire - Crédit compte (s) de recettes intéressé(s)

Chaque arrêté journalier du journal grand livre (ou du journal à souches en tenant lieu) doit faire apparaître le total des opérations du jour pour chaque compte de disponibilités et chaque compte d'opérations.

De manière concomitante, le régisseur devra opérer le rapprochement dudit total des comptes d'opérations avec les pièces justifiant les dépenses et les recettes du jour.

De même, il opérera un rapprochement entre le total des comptes de disponibilités et de numéraire d'une part et les dites disponibilités et le numéraire, d'autre part.

1.1.4.3. Arrêtés périodiques et exceptionnels

Selon la périodicité prévue par l'acte constitutif de la régie, et au minimum une fois par mois et dans les cas exceptionnels, tels que le changement de régisseur, son remplacement par le mandataire suppléant, le régisseur procède au versement des pièces justificatives de recettes, accompagné du versement des disponibilités qu’il détient, à l’exception du fonds de caisse (voir 1.2.1.1.), et à l'arrêté de l'ensemble des registres qu'il tient.

Pour les régies importantes, le comptable est fondé à demander au régisseur d'établir et de lui transmettre une balance à l'appui de chaque arrêté.

A l’occasion du changement de régisseur ou en cas de remplacement par le mandataire suppléant, le versement, entre les mains du comptable ou de son représentant, des pièces justificatives, accompagné des disponibilités et du numéraire, n'est pas obligatoire. Ces versements peuvent être faits entre les mains du régisseur entrant, du régisseur intérimaire ou du mandataire suppléant.

• Arrêté du journal à souches numérotées

Le régisseur procède à un arrêté journalier.

Il reporte en outre le total apparaissant à la date du dernier versement des justifications de recettes afin d’obtenir le total depuis le 1er janvier.

• Arrêté du journal grand-livre

Le régisseur procède à un arrêté journalier.

Il totalise, par compte, à compter du précédent arrêté, l'ensemble des sommes figurant au journal grand-livre y compris le report de ce précédent arrêté. Il s'assure que le total des débits égale le total des crédits.

Il procède ensuite au versement correspondant au dit arrêté.

1.1.4.4. Arrêtés annuels

Les écritures sont définitivement arrêtées à la date du 31 décembre N, dans les mêmes conditions qu'un arrêté périodique.

Afin de faciliter le fonctionnement de la régie, l'arrêté à la date du 31 décembre N ne se traduit pas par le versement obligatoire des pièces et des fonds détenus à cette date. Ce versement peut intervenir au cours des tous premiers jours du mois de janvier de l'année N+1.

En tout état de cause, cette opération ne s'accompagne pas d'un reversement du fonds de caisse.

Le cas échéant, le régisseur reprend en balance d'entrée de l'année N+1, le montant du fonds de caisse et le montant de l'avance.

L'ouverture de nouveaux registres au 1er janvier de chaque année n'est pas obligatoire.

Les opérations effectuées au titre de la nouvelle gestion peuvent continuer à être décrites sur les registres de la gestion précédente, à condition qu'une démarcation très nette soit faite entre les opérations de chaque gestion.

1.2. Écritures comptables

Les écritures qui doivent être passées par les régisseurs de recettes pour les opérations de la régie sont décrites en annexe 24.

1.2.1.1. Versement de l'encaisse

Suivant la périodicité prévue dans l'acte constitutif de la régie, ou lorsque le montant de l'encaisse atteint le maximum fixé par ce texte et au minimum une fois par mois, le régisseur verse la totalité de son encaisse , à l'exception, si la régie en dispose, du montant du fonds de caisse (art R.1617-8 et 10 du CGCT).

Le régisseur titulaire d'un compte doit dégager son compte et la caisse lorsque le solde créditeur de ce compte constaté au vu du relevé augmenté de la caisse atteint le maximum de l'encaisse prévu par l'acte constitutif de la régie.

S'agissant des sommes figurant sur le relevé de compte, le régisseur établit un chèque de virement à l'ordre du comptable assignataire et adresse ce chèque au teneur de compte.

Pour cette opération, le régisseur constate l'écriture suivante sur ses registres :

• Débit compte "recettes à verser" (ou "recettes versées" si le versement des pièces justificatives et de l'encaisse sont simultanés)
• Crédit "compte de disponibilités" (caisse, compte bancaire, …..)

Il conserve comme pièce à joindre au prochain versement de justifications de recettes, le reçu délivré par le comptable assignataire ou le relevé de compte adressé par le teneur du compte de la régie.

Lorsque le régisseur de recettes est titulaire d'un compte de dépôt de fonds au Trésor, il peut se faire délivrer un carnet de chèques dont l'utilisation sera uniquement dédiée au dégagement de l'encaisse au moyen d'un chèque. En effet, la procédure de dégagement de l'encaisse par virement oblige le régisseur à se déplacer au guichet de la trésorerie, ce qui peut s'avérer difficile à mettre en œuvre et compliquer les modalités de fonctionnement de la régie.

1.2.1.2. Versement des chèques

• Par les régisseurs non titulaires d'un compte de disponibilités

Selon une périodicité définie par l'acte constitutif de la régie (article R.1617-9 du CGCT), le régisseur récapitule sur un imprimé P 215 AM/12 100 AM (ou P 215 BM/12 100 BM ou P 905 A/12 102 A ou P 905 B/12 102 B), en double exemplaire, les chèques bancaires ou postaux qu'il a reçus en paiement et les adresse au comptable assignataire ou au comptable le plus proche de la régie.

Le régisseur passe les écritures suivantes :

• Débit compte "recettes à verser"
• Crédit compte "chèques à l'encaissement"

Le comptable renvoie, par retour, un exemplaire visé de l'imprimé utilisé, au régisseur qui le conserve jusqu'au prochain versement de justifications de recettes.

• Par les régisseurs titulaires d'un compte de disponibilités

Lors de la remise des chèques au teneur de compte, le régisseur ne passe aucune opération.

A réception du relevé de compte sur lequel figure le montant correspondant à cette remise de chèques, il passe l'opération suivante.

• Débit compte de disponibilités
• Crédit compte "chèques à l'encaissement"

1.2.1.3. Opérations relatives aux cartes bancaires et porte – monnaie Monéo

Le régisseur enregistre quotidiennement dans sa comptabilité les recettes encaissées par carte bancaire.

• Débit : compte "carte bancaire - recettes"
• Crédit : compte(s) de recettes intéressé(s).

Les recettes encaissées par carte bancaire d'une journée sont télécollectées automatiquement pendant la nuit au centre de traitement bancaire.

Le régisseur trouvera le lendemain un ticket "message" édité par le terminal de paiement électronique lui indiquant que cette opération a bien été effectuée.

Le régisseur vérifie la correspondance entre le montant des recettes encaissées la veille par carte bancaire et le montant porté sur le ticket "message".

Dans l'éventualité où le montant porté sur le ticket "message" est inférieur au montant des encaissements, le régisseur constate aussitôt l'écriture rectificative, accompagnée des mentions explicatives :

• Débit négatif au compte cartes bancaires - recettes
• Crédit négatif au compte de recettes intéressé.

Si le régisseur de recettes n'est pas titulaire ès qualité d'un compte de disponibilités, le ticket-message édité par le TPE est adressée au comptable assignataire le lendemain de la constatation de la recette.

Il passe l'écriture suivante :

• Débit compte "recettes à verser"
• Crédit "compte cartes bancaires - recettes"

Si le régisseur est titulaire d'un compte courant ès qualité, il passe l'écriture suivante lors de la réception du relevé de compte sur lequel figure l'encaissement :

• Débit compte de "disponibilités"
• Débit compte "dépenses à régulariser"
• Crédit compte "cartes bancaires - recettes"

La périodicité de versement des justifications de recettes encaissées par carte bancaire ne diffère pas de celle prévue par l'acte constitutif de la régie.

1.2.1.4. Opérations relatives aux instruments de paiement (chèques-vacances, chèques d'accompagnement personnalisé, chèques emploi-service universels, titres-restaurant,….)

Les instruments remis en paiement au régisseur sont adressés directement à l'organisme émetteur si le régisseur est titulaire d'un compte de disponibilités ou dans le cas contraire au comptable assignataire ou au comptable le plus proche de la régie dans les conditions décrites au titre 3, chapitre 2.

Le régisseur enregistre dans sa comptabilité les recettes encaissées par instruments de paiement. Il passe l’écriture suivante :

• Débit : compte " titres spéciaux de paiement" (chèques-vacances - recettes ” ou "titres-restaurant - recettes",…..) ;
• Crédit : compte(s) de recettes intéressé(s).

Si le régisseur n'est pas titulaire d'un compte de disponibilités, il passe l'écriture suivante lors de la transmission des instruments de paiement au comptable ou à l'émetteur :

• Débit compte de "recettes à verser"
• Crédit compte "titres spéciaux de paiement" ("chèques-vacances - recettes ” ou "titres-restaurant - recettes",…..);

Si le régisseur est titulaire d'un compte de disponibilités, il ne passe pas d'écriture lors de la transmission des instruments de paiement à l'émetteur.

A réception de l'avis de crédit sur son compte, le régisseur s'assure que le versement par l'émetteur correspond au montant des instruments de paiement diminué, le cas échéant, de la commission prélevée.

Il passe l'écriture suivante.

• Débit compte de "disponibilités"
• Débit compte de "dépenses à régulariser"
• Crédit compte "titres spéciaux de paiement" (“ chèques-vacances - recettes ” ou "titres-restaurant - recettes",…..);

1.2.1.5. Suivi des dépôts valant "caution"

La "caution" s'analyse comme un dépôt d'une somme d'argent, valant cautionnement pour un objet prêté (voire une location de salle des fêtes) et qui est honoré à l'aide d'un moyen de paiement.

• Le dépôt est effectué par chèque

• si le cautionnement constitué par un chèque est exigé de l'usager pour une période supérieure à un mois ( correspondant à la périodicité maximale de versement et de justification des recettes auprès du comptable assignataire), le régisseur doit remettre ce chèque à l'encaissement dans les conditions prévues au titre 3, chapitre 2 §4. Dans cette hypothèse, il y aura budgétisation de la recette.
• si le prêt est d'une durée inférieure à 1 mois, le régisseur est autorisé à conserver les chèques de caution et à les remettre à l'usager lors de la restitution de l'objet emprunté.

La comptabilité doit être aménagée de façon à donner lieu à un suivi comptable des "chèques caution".

Le régisseur lors de la réception du cautionnement enregistre l'écriture suivante :

• Débit : "chèques caution"
• Crédit : "recettes à classer."

Lors de la restitution à l'usager du chèque de caution :

• Débit : "recettes à classer"
• Crédit : "chèques caution".

Si le chèque de caution est remis à l'encaissement, la recette devient définitive pour la collectivité et il convient de distinguer selon que le régisseur est titulaire ou non d'un compte de disponibilités.

Première hypothèse : le régisseur n'est pas titulaire d'un compte de disponibilités

Il passe les écritures suivantes :

- Débit compte "recettes à classer"

- Crédit compte "chèques-caution"

Deuxième hypothèse : le régisseur est titulaire d'un compte de disponibilités

Lors de la remise des chèques au teneur de compte, le régisseur ne passe aucune opération.

A réception du relevé de compte sur lequel figure le montant correspondant à cette remise de chèques, il passe l'opération suivante.

• Débit compte de "disponibilités"
• Crédit compte "chèques-caution"

Les chèques de caution, remis immédiatement à l'encaissement ou conservés par le régisseur pour une période inférieure à un mois, font l'objet d'un suivi sur un registre aménagé à cet effet, mentionnant notamment les coordonnées de la partie versante, la date de versement de la caution, son montant, la date de restitution contresignée par le bénéficiaire de cette restitution ou annotée de la date certaine de sa réception ou la date de remboursement du chèque de caution ou de reversement des fonds au comptable.

• Le dépôt est effectué en numéraire

Si la caution est constituée par un versement en numéraire émanant de l'usager, le régisseur est autorisé à conserver cette somme pour une période égale au maximum à un mois, sans que cette dernière ne soit prise en compte dans la constitution de l'encaisse.

La remise de la caution sous la forme d'un versement en numéraire devra conduire au même suivi que lorsque la caution est constituée d'un chèque. Notamment, tant le versement que la restitution de cette caution à l'usager par le régisseur devra faire l'objet d'un émargement du registre de suivi des cautions par l'usager.

Ce registre devra distinguer les cautions versées sous forme de chèques de celles versées en numéraire.

Un compte spécifique "caution -numéraire" devra être créé.

Dans l'hypothèse d'une restitution en numéraire de la caution, le régisseur de recettes devra être nommé régisseur d'avances.

Les écritures comptables correspondent à celles décrites ci-dessus lorsque la caution est remise sous forme de chèque, s'agissant de la réception du cautionnement et de sa restitution à l'usager.

Lorsque la caution n'a plus vocation à être restituée par le régisseur, il convient de distinguer deux cas:

Si la caution devient une recette définitive pour la collectivité

Les écritures suivantes sont à passer.

• Débit compte "numéraire"
• Crédit compte "caution - numéraire"

Puis

• Débit compte "recettes à classer"
• Crédit compte "recettes"

Le délai de conservation de la caution par le régisseur est échu, le régisseur doit passer l'écriture suivante.

• Débit " recettes à classer"
• Crédit compte "caution -numéraire"

Toutefois, lorsque la fréquence ou/et le montant des sommes encaissées en numéraire sont peu significatifs, il peut être retenu de ne pas ouvrir le compte "caution numéraire" et de retracer les opérations comme suit :

• Débit compte "numéraire"
• Crédit compte " recettes à classer"

Puis

• Débit compte "recettes à classer"
• Crédit compte "numéraire" (en cas de restitution de la caution) ou "recettes" (en cas d'encaissement)

1.2.1.6. Dépôt des justifications de recettes

Aux dates prévues par l'acte constitutif de la régie et au minimum une fois par mois (art R.1617-8 du CGCT et titre 1-chap 2 § 1.1.7), le régisseur verse les justifications de recettes qu'il a encaissées.

Le régisseur procède :

• à un arrêté périodique des registres utilisés (cf §1.1.4) ;
• au versement des disponibilités qu'il détient.

Le montant des recettes encaissées doit être égal aux disponibilités que détient encore le régisseur, augmentées des valeurs de caisse correspondant aux différents dégagements effectués entre les deux versements de justifications.

Au journal grand livre, le régisseur passe l'écriture suivante, pour le montant des justifications versées :

• Débit : compte "recettes versées"
• Crédit : compte "recettes à verser" pour le montant correspondant aux dégagements d'encaisse éventuellement intervenus depuis le dernier dépôt de justifications de recettes.
• Crédit : compte "numéraire" pour le montant des recettes en numéraire et éventuellement “ autres comptes de disponibilités ”.

Le troisième exemplaire du journal à souches sert de pièce justificative lors du versement des disponibilités au comptable.

1.2.1.7. Régularisations d'écritures

• Effets impayés

A réception du relevé de compte sur lequel figure le rejet du chèque, le régisseur passe l'écriture suivante :

• Débit compte "effets impayés"
• Crédit compte "chèques à l'encaissement".

Il invite l’émetteur du chèque à régulariser l’effet impayé.

Si ce dernier opère un versement, le régisseur passe l'écriture suivante :

• Débit compte de "disponibilités"
• Crédit compte "effets impayés"

Si aucun versement volontaire de la part du débiteur n'intervient, le régisseur réduit ses encaissements du montant de l'impayé , par l'écriture :

• Débit négatif au compte " effets impayés"
• Crédit négatif au compte de recettes concerné.

Cette écriture est retracée uniquement au journal grand-livre.

Le régisseur transmet au comptable le chèque impayé, appuyé de l'avis de rejet de la banque.

La procédure est identique lorsqu'il s'agit d'un rejet portant sur des instruments de paiement.

• Différences de caisse

Les excédents de caisse constatés par les régisseurs font l'objet d'une quittance à souches établie au nom de "divers" et qui sera jointe au prochain versement des justifications.

Sur le journal grand-livre, le régisseur constate l'excédent par l'écriture suivante :

• Débit compte "numéraire"
• Crédit : compte "recettes à classer".

Lors du versement des justifications de recettes, le régisseur passe l'écriture suivante sur le même registre :

• Débit : compte "recettes à classer"
• Crédit : compte "numéraire".

Lorsqu'un déficit est constaté, le régisseur doit immédiatement combler la différence de ses deniers personnels.

A défaut, sa responsabilité est mise en cause dans les conditions précisées au titre 8.

1.2.1.8. Sommes perçues à tort par les régisseurs

S'il arrive que le régisseur encaisse des sommes à tort, il en dresse un état détaillé indiquant autant que possible l'identité et l'adresse des personnes qui ont effectué l'opération, en précisant l'origine de l'erreur.

Les écritures comptables ne font pas l'objet de modifications.

Les sommes perçues à tort seront remboursées par le comptable assignataire dans les mêmes conditions que les excédents de versements.

1.2.1.9. Rectifications d'écritures

Les écritures doivent être comptabilisées à la date de leur constatation sans lacune, surcharge, ni rature et ne doivent jamais être altérées dans leur montant.

Les régularisations affectant l'encaisse sont exclues du régime des rectifications ; les différences en plus ou en moins constatées lors d'un arrêté de caisse doivent en effet être ajustées, soit par une écriture de recettes au compte "opérations diverses", soit par un versement des deniers du régisseur.

Dans les autres hypothèses, si des erreurs sont commises soit dans le montant des sommes inscrites, soit dans les imputations par compte, elles seront rectifiées selon les conditions suivantes :

• Rectifications avant versement des justifications

Si l'erreur est décelée avant que le registre ait été arrêté, la somme erronée est barrée d'un trait et la somme exacte inscrite, en utilisant l'encre employée habituellement :

• soit au-dessous, s'il s'agit d'une erreur de montant ;
• soit dans une autre colonne ou sur un autre registre s'il s'agit d'une erreur d'imputation.

Si l'erreur est décelée après que le registre a été arrêté :

• l'écriture erronée est rectifiée comme indiquée ci-dessus, mais à l'encre rouge ;
• les arrêtés déjà effectués sont redressés par augmentation ou diminution, à l'encre rouge.

Dans tous les cas, les rectifications effectuées sont accompagnées de mentions explicatives.

Les souches de quittances délivrées ne sont jamais rectifiées.

Toute quittance annulée et non remise doit être conservée par le régisseur pour être jointe à son versement de justifications.

• Rectifications après versement des justifications

Lorsque des erreurs portant sur des imputations définitives données aux recettes sont constatées et qu'il est nécessaire de modifier les écritures du comptable assignataire, le régisseur en informe l'ordonnateur et le comptable assignataire et procède aux modifications nécessaires dans sa comptabilité.

Le comptable procède aux rectifications utiles, dans les mêmes conditions que celles pratiquées en cas d'erreurs commises pour des opérations de recettes constatées sans l'intervention du régisseur au vu d'un titre d'annulation émis par l'ordonnateur.

Le régisseur ne tient pas de comptabilité des tickets, cartes privatives ou autres formules assimilées qu'il manie.

Il est toutefois tenu de suivre le mouvement de ces valeurs sur un "bordereau d'emploi et de versement des valeurs inactives des régisseurs de recettes" établi en triple exemplaire (annexe n°32 ou annexe n°33 plus particulièrement adaptée aux régies dont l’activité est peu importante).

2.1. Réception des valeurs

Le régisseur inscrit le montant des valeurs qu'il reçoit du comptable sur le bordereau d'emploi et de versement des valeurs inactives.

Le montant de ces valeurs est obtenu à partir des tarifs en vigueur votés par l'assemblée délibérante.

Au verso du bordereau, plusieurs colonnes sont prévues pour la description des valeurs (nombre, nature, quotité...) ; elles sont utilisées suivant les besoins de la régie.

2.2. Versement des disponibilités au comptable

Le régisseur indique sur le bordereau d'emploi et de versement le montant des versements en espèces effectués entre deux versements de justifications de recettes.

2.3. Versement des justifications

Aux dates et dans les cas prévus par l'acte constitutif, et au minimum une fois par mois, le régisseur doit justifier des recettes encaissées et des valeurs vendues.

A cet effet, il arrête, en triple exemplaire, le bordereau d'emploi et de versement des valeurs en chiffres et en lettres.

Il reporte le solde sur un nouveau bordereau.

Le régisseur remet deux exemplaires du bordereau au comptable accompagné de la totalité des disponibilités qu'il détient (numéraire, effets bancaires, postaux et assimilés, instruments de paiement) et des pièces justificatives de recettes.

Le comptable vise les deux exemplaires et en transmet un au régisseur, qui le conserve jusqu'à ce que le compte de gestion ait été jugé.

2.4. Régies comportant des sous-régies

Dans les cas où l'institution de sous-régies a été autorisée par l'acte constitutif, le régisseur tient pour chaque mandataire "sous-régisseur" dont il est responsable un carnet (registre passe-partout) qui doit faire apparaître les valeurs reçues, restituées et vendues par chaque sous-régisseur, ainsi que leur solde.

Si le régisseur exige des sous-régisseurs que ceux-ci utilisent des bordereaux d'emploi et de versement des valeurs inactives, celui-ci n'adresse au comptable assignataire qu'une seule série de bordereaux regroupant à la fois ses propres opérations et celles des sous-régisseurs.

2.5. Dispositions particulières concernant les régies de faible importance

Les régies de faible importance sont dispensées d'établir des bordereaux d'emploi.

Les régisseurs sont cependant tenus une fois l'an, en décembre, d'établir un procès-verbal de récolement P 510.

Ils doivent, en outre, à cette occasion, justifier auprès du comptable assignataire que le solde des valeurs qu'ils détiennent est égal à la différence entre les valeurs reçues, d'après les états P 534 qu'ils ont signés, et les versements qu'ils ont effectués à la caisse du comptable d'après les quittances qu'ils détiennent.

Par valeurs inactives, il faut entendre :

• certaines valeurs, autres que le numéraire, qui sont déposées par des tiers et n'entrent pas, par conséquent, dans la situation patrimoniale de la collectivité ou de l'établissement. Elles doivent être soigneusement distinguées des valeurs identiques leur appartenant ;
• des formules de différente nature qui n'acquièrent une valeur ou ne forment un titre que dans la mesure où elles ont fait l'objet d'une émission par le comptable ou un agent habilité à cet effet.

Ainsi, les autres biens qui n'entrent pas dans ces deux cas de figure tels les objets promotionnels, tee-shirts, pins, cartes postales, livres, boissons, … vendus dans le cadre d'une régie ne constituent pas des valeurs inactives.

Les préjudices financiers qui pourraient être occasionnés par la disparition de ces biens ne sauraient donner lieu à la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur. Dans ces conditions, il appartient à la collectivité ou à l'établissement public local de prendre toute garantie pour couvrir le risque afférent au suivi de ces objets.

En tout état de cause, il est conseillé que ces régies fassent l'objet de contrôles conjoints ordonnateur-comptable afin d'appréhender dans leur ensemble leurs activités et d'apporter à l'ordonnateur tous conseils utiles destinés à fiabiliser leur organisation.

1.1. Comptabilisation des recettes versées par le regisseur

Les recettes versées par le régisseur au comptable assignataire sont enregistrées dans la comptabilité de la collectivité ou de l'établissement public local à un compte d'imputation provisoire, avant l'émission, par l'ordonnateur, d'un titre de recettes lui permettant de procéder à l'enregistrement des recettes par nature.

1.2. Régularisations d'opérations

1.2.1. Effets impayés

Lorsqu’un chèque remis en paiement de droits au comptant ou de droits constatés est impayé, la recette primitive n’a pas à être modifiée.

En premier lieu, le compte “ Effets impayés ” est débité par le crédit du compte au Trésor.

Il est crédité par le débit du compte au Trésor lors de la régularisation.

S’il n’y a pas régularisation, l'ordonnateur devra procéder à l'émission d'un titre d'annulation à hauteur du montant du chèque impayé et émettre un titre individuel à l'encontre du débiteur.

Lorsque la recette correspondant au versement des pièces justificatives n'a pas encore fait l'objet d'un titre émis au nom du régisseur, il convient néanmoins d'émettre ce titre pour le montant du versement et de procéder comme indiqué au paragraphe précédent.

Les sommes imputées au débit et au crédit du compte “ effets impayés ” n'ont pas à être justifiées, mais le solde de ce compte à la clôture de la gestion est justifié par la production d'un état de développement des soldes P 681 donnant le détail des opérations qui n'ont pas été apurées.

Les justifications des diligences sont réalisées suivant les dispositions décrites dans l'instruction codificatrice sur le recouvrement des recettes des collectivités territoriales et des établissements publics locaux précitée.

Ce dispositif est également applicable lorsqu'il s'agit d'un rejet portant sur des instruments de paiement.

1.2.2. Excédents de caisse

Les excédents de caisse versés par les régisseurs sont comptabilisés, dans la comptabilité générale du Trésor, au crédit de la collectivité ou de l'établissement sur un compte de recettes exceptionnelles.

Les opérations concernant les valeurs inactives sont décrites chez le comptable assignataire dans des comptes autonomes.

Elles ne modifient jamais les disponibilités de la commune.

Les comptes des valeurs inactives figurent parmi les comptes spéciaux de la classe 8, distincts des comptes de la comptabilité générale.

Dans les écritures générales du Trésor, le comptable ouvre une subdivision au nom de la commune, dans le compte réservé aux "valeurs du service des communes et établissements publics".

Les valeurs inactives sont comptabilisées, soit pour leur valeur d'émission (tarifs votés par l'assemblée délibérante), soit pour leur valeur faciale.

Elles apparaissent à un compte "prise en charge", toujours créditeur et égal au total des soldes débiteurs des comptes "portefeuille" (position des valeurs en dépôt chez le comptable) et "correspondants" (position des valeurs en dépôt chez le régisseur).

La tenue d'un journal P4 "papier" n'est pas nécessaire dès lors que le poste comptable a recours à une application informatique de suivi des valeurs inactives (CIRCL).

2.1. Prise en charge des valeurs

Lors de la réception des tickets, le comptable porte au journal P4, dans les entrées du compte 8, le montant de leur valeur conventionnelle.

Parallèlement, il passe l'écriture suivante dans la comptabilité de la commune ou de l'établissement public local :

• Débit : compte "portefeuille"
• Crédit : compte "prise en charge".

2.2. Remise de valeurs au régisseur

Lors de l'approvisionnement du régisseur, le comptable ne passe aucune écriture dans la comptabilité deniers, le solde du compte 8 "valeurs du service des communes et des établissements publics" représente en effet le montant des valeurs en stock chez le comptable et chez le régisseur.

Dans la comptabilité de l'organisme, le comptable enregistre l'écriture suivante :

• Débit : "correspondants"
• Crédit : "portefeuille".

2.3. Constatation de la vente de valeurs par le régisseur

Lorsque le régisseur effectue son versement en recettes, le comptable inscrit, en sortie du compte 8 "valeurs du service des communes et des établissements publics" du journal P4, le montant des recettes correspondant à des délivrances de formules.

Parallèlement, il passe l'écriture suivante dans la comptabilité de la commune ou de l'établissement public local :

• Débit : "prise en charge"
• Crédit : "correspondants".

Restitution par le régisseur de valeurs inemployées :

• Débit : "portefeuille"
• Crédit : "correspondants".

2.4. Registres et documents

Des feuillets du registre P84 peuvent former un grand livre auxiliaire des valeurs inactives.

Lorsque les opérations de la régie sont peu importantes, la comptabilité des valeurs inactives peut être tenue de façon simplifiée sur trois colonnes, de la façon suivante :

• colonne 1 : débit "portefeuille", crédit "prise en charge" ;
• colonne 2 : débit "correspondants", crédit "portefeuille" ;
• colonne 3 : débit "prise en charge", crédit "correspondants".

2.5. Documents à établir en fin d'année

En fin d'exercice, le comptable établit un compte d'emploi des valeurs inactives (P612 ou P612bis pour les régies utilisant une faible quantité ou une seule catégorie de tickets, annexe n°40).

La situation des comptes de valeurs inactives figure à un cadre spécial du compte de gestion P 600F.

Le compte d'emploi indique, par collectivité ou établissement public local :

• le montant des droits encaissés par le régisseur ;
• le reliquat des formules restant entre les mains du régisseur ;
• le reliquat restant entre les mains du comptable ;
• le total des trois lignes précédentes = réception de tickets par le comptable.

Ce document est établi à la date du 31 décembre.

En outre, constituent des pièces particulières du compte de gestion à joindre au premier encaissement réalisé au titre d'une régie, l'arrêté de création de la régie, l'arrêté de nomination du régisseur et des mandataires.

Les éventuels procès-verbaux de vérification doivent figurer parmi les pièces générales.

La comptabilité tenue par les régisseurs d'avances répond aux mêmes principes et règles générales que ceux applicables aux régies de recettes (cf chap.1-§.1).

La comptabilité des régies d'avances doit permettre de dégager facilement à tout moment la situation de l'avance reçue.

La comptabilité des régies d'avances est retracée en fonction des modes de règlement des dépenses prévus par l'acte de création de la régie.

Les mandataires n'ont pas obligation de tenir une comptabilité pour les opérations qu'ils réalisent.

Celles-ci sont intégrées dans la comptabilité du régisseur au vue des pièces justificatives de dépenses remises par les mandataires.

Les comptes ouverts permettent de distinguer et de classer en grandes catégories les opérations effectuées par les régisseurs d'avances (voir annexe n°23).

On distingue :

2.1. Les comptes de disponibilités

Les comptes de disponibilités ouverts dans la comptabilité du régisseur d'avances sont fonction des modes de règlement des dépenses :

• dans tous les cas, le compte "numéraire".

Eventuellement :

• un compte "compte de dépôts de fonds au Trésor", si la régie en est dotée ;
• un compte "compte courant postal" ou un "compte bancaire" sur autorisation du ministre chargé du budget ;
• pour les régies à l'étranger, un compte "compte bancaire" ;
• un compte "carte bancaire - dépenses".

2.2. Les comptes d'opérations

On distingue :

• un ou plusieurs comptes de dépenses correspondant aux chapitres budgétaires intéressés de la collectivité ou de l'établissement ;
• un compte "avances" ;
• un compte "pièces de dépenses remises pour remboursement" ;
• un compte "avances aux mandataires" ;
• un compte "opérations diverses".

Les modalités de fonctionnement des comptes ouverts sont décrites à l'annexe n° 25.

Ils se composent obligatoirement d'un bordereau-journal des dépenses réglées et d'un journal grand-livre.

Lorsque l'importance de la régie le nécessite, des carnets de développement des comptes "dépenses", "opérations diverses" pourront être ouverts.

4.1. Registres obligatoirement tenus

• Le bordereau-journal des dépenses réglées

Il sert :

• à retracer quotidiennement les opérations de dépenses qui y sont portées en détail, dès leur constatation (cf annexe n°34) ;
• à justifier la production des pièces justificatives de dépenses à l'ordonnateur et au comptable.

Les dépenses en numéraire et celles tirées sur le compte de dépôts de fonds du régisseur y sont consignées dès la remise des fonds au créancier, à raison d'une ligne par opération.

Les dépenses payées par virement sont inscrites le jour de l'envoi de l'ordre de virement. Le régisseur porte ultérieurement aux lignes intéressées et dans la colonne réservée à cet effet, la date effective du débit, lors de la réception de l'avis de débit correspondant.

Un bordereau-journal simplifié est adapté au fonctionnement des petites régies, pour lesquelles le régisseur effectue des règlements uniquement en numéraire (annexe n°35).

Quel que soit le modèle utilisé, le bordereau-journal est servi par duplication.

Les deux exemplaires sont joints au versement des pièces justificatives. Un exemplaire sera remis au régisseur après visa du comptable.

• Le journal grand livre

Il sert :

• à reporter quotidiennement et globalement les opérations inscrites sur le bordereau journal ;
• à retracer les opérations de versement d'avances, de reconstitution, d'approvisionnement en numéraire... ;
• à dégager aisément le solde de chaque compte de disponibilités (annexe n° 36).

4.2. Registre facultatif : le carnet de développement du compte "opérations diverses"

Ce carnet a pour objet de suivre chaque opération portée au débit ou au crédit du compte "opérations diverses".

Il permet d'annoter les opérations de dépenses des régularisations obtenues, afin de faire apparaître distinctement les opérations restant à régulariser.

Dès que le nombre des opérations portées au compte "opérations diverses" rend difficile l'établissement d'une situation détaillée à partir des seules indications données sur le journal grand-livre, le régisseur a intérêt à tenir ce registre.

5.1. Règles générales

Les arrêtés d'écritures des régies d'avances répondent aux mêmes nécessités que celles prévues pour les régies de recettes (cf chap 1-§ 1.1.4).

5.2. Arrêtés journaliers

• Arrêté du bordereau-journal de dépenses

A la fin de chaque journée, le régisseur arrête le bordereau-journal en totalisant sur une ligne, les opérations de la journée.

• Arrêté du journal grand-livre

Le régisseur reporte quotidiennement les totaux journaliers du bordereau-journal de dépenses, suivant l'écriture :

• Débit : compte(s) de dépenses intéressé (s)
• Crédit : compte(s) de disponibilités intéressé(s).

Il s'assure que le total des débits est égal au total des crédits.

5.3. Arrêtés périodiques et excepionnels

Selon la périodicité définie par l’acte de création de la régie et au minimum une fois par mois et dans les cas exceptionnels, tels que le changement de régisseur, son remplacement par le mandataire suppléant, le régisseur procède au versement des pièces justificatives et à l’arrêté de l’ensemble des registres qu’il tient. Lorsque l’arrêté intervient à l’occasion du changement de régisseur ou en cas de remplacement par le suppléant, le versement des pièces justificatives se fait entre les mains du régisseur entrant ou du suppléant en lieu et place du comptable.

• Arrêté du bordereau-journal

Le régisseur procède à un arrêté journalier.

De plus :

• il inscrit, en report le total des paiements effectués depuis le dernier versement de pièces justificatives de dépenses ;
• il totalise l'ensemble des paiements effectués depuis le dernier versement.

• Arrêté du journal grand-livre

Le régisseur totalise l'ensemble des opérations effectuées depuis le dernier arrêté.

Il inscrit, en report, les masses antérieures depuis le 1er janvier jusqu'au précédent arrêté.

Il inscrit le total général des opérations.

5.4. Arrêtés annuels

Ils se réalisent dans les mêmes conditions que celles prévues pour les régies de recettes (chap 1-§ 1.1.4.4).

Le montant de l’avance non employée doit être reversée au comptable le 31 décembre.

Cependant, à titre exceptionnel, cette opération peut ne pas avoir lieu au 31 décembre de l’année, lorsque les modalités de fonctionnement de la régie l’imposent ( cf chap 4).

5.5. Écritures comptables

Les écritures qui doivent être passées par les régisseurs d'avances pour les principales opérations de la régie sont décrites en annexe n°25.

Les rectifications d'écritures suivent les mêmes règles que pour les régies de recettes (cf chap.1-§1.2.1.7).

Toutefois, pour les régularisations, la rectification est imputable au compte "opérations diverses".