Actes budgétaires : glossaire

@ctes

@CTES (=ACTES), qui signifie « Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé », désigne le programme visant à développer un système d'information ayant pour objectif la dématérialisation de la transmission des actes soumis au contrôle de légalité et budgétaire.

@ctes désigne également l’application permettant aux agents des préfectures de contrôler les actes soumis à l'obligation de transmission via un système d'information fourni par un opérateur de transmission.

Ce projet s'inscrit dans le cadre de la modernisation de l’Etat à laquelle il contribue par le développement de l’e-administration.

Actes budgétaires

Le projet Actes budgétaires porte  sur la dématérialisation de l’ensemble de la chaîne budgétaire locale : depuis l’élaboration des budgets locaux puis leur transmission électronique jusqu’à leur contrôle par le représentant de l’Etat. Ainsi, le projet Actes budgétaires s’inscrit dans une démarche de modernisation des relations entre les collectivités locales et les services de l’Etat.

Annexes

La structure d’un document budgétaire est décomposée en quatre parties quelque soit le mode de vote (nature ou fonction). Les annexes constituent la quatrième partie et permettent de compléter l’information des élus et des tiers par la production de plusieurs états.

Balise

En informatique, les balises désignent les constructions entre deux chevrons <…> dans un fichier au format XML. Elles permettent de délimiter des éléments. Exemple :

<PERSONNEL>

       <CodTypAgent V= "I"/>          -> agent titulaire

       <EmploiGrade Agent V="Directeur général des services"/>          -> titre

       <CodCatAgent V="A"/>          -> catégorie A

       <TempsComplet V="true"/>          -> temps complet oui

       <Permanent V="true"/>          -> emploi permanent

       <CodSectAgentTitulaire V="DIR1"/>          -> code secteur

       <EffectifBud V="1.0"/>          -> 1 effectif budgétaire

       <EffectifPourvu V="1.0"/>           -> 1 effectif pourvu

</PERSONNEL>

L’ensemble de ces balises sont alimentées par l’état du personnel et regroupe des informations saisies relativement à un agent. On comprendra ici qu’il s’agit d’un agent titulaire, en l’occurrence un Directeur général des services, de catégorie A qui occupe un emploi à temps complet de manière permanente dont le code secteur est « DIR1 ». Il correspond à un effectif budgétaire et donc un effectif pourvu.

Bloc annexe

Un bloc annexe regroupe dans un même écran de saisie l’ensemble des données relatives à un même thème : par exemple les emprunts, le personnel. Ce sont ensuite les traitements de rematérialisation de TotEM qui ventilent les données saisies dans les blocs annexes vers les différentes annexes réglementaires. Les  documents d’aide à la saisie des annexes expliquent dans le détail comment sont ventilées ces données dans chaque présentation.

CSV

Un fichier CSV est un fichier tableur contenant des données sur chaque ligne séparées par un caractère de séparation (généralement une virgule, un point-virgule ou une tabulation). Il peut être lu avec un tableur tel que Microsoft Excel ou OpenOffice. Certaines fonctionnalités d’Actes budgétaires proposent ainsi des extractions au format .csv pour certains fichiers volumineux.

Dématérialisation

Transformation des supports d’informations matériels (souvent, des documents papier) en fichiers informatiques.

DSC

DSC est le composant de TotEM qui permet de calculer toutes les totalisations affichées d'un document budgétaire, à partir des données de bases. Son principe est de calculer les montants et d'enrichir le document original. DSC est à destination des éditeurs, pour leur permettre d'enrichir les flux. Pour pouvoir utiliser DSC, il faut que le flux respecte le schéma des documents budgétaires.

Émetteur

Une collectivité devient émettrice Actes budgétaires dès lors que celle-ci est entrée dans la démarche de dématérialisation, c’est-à-dire qu’elle a télétransmis au moins un document budgétaire après avoir signé une convention auprès de sa préfecture.

Enrichissement

A partir du flux budgétaire issu de son progiciel financier, l’utilisateur peut « enrichir » son document budgétaire à partir de TotEM ou en important un fichier (XML, XLS, CSV). L’enrichissement concerne l’ensemble des annexes du document.

Fichier exemple

Les annexes importées dans TotEM doivent impérativement respecter un certain formalisme (ordre des colonnes, type de données, etc.). La fonctionnalité de génération d’un fichier exemple permet de produire un modèle de fichier pour l’annexe choisie et au format souhaité (XML, XLS, CSV).

Flux

Document budgétaire au format informatique XML. Ce format est indispensable à l’intégration des données budgétaires de la collectivité dans TotEM.

Informations financières

Les informations financières constituent un menu disponible à partir de la fenêtre de saisie des données d’un flux dans TotEM. Ce menu comprend les blocs annexes « Informations générales » et « Sommaire », ainsi qu’un sous-menu d’import d’un flux existant dans TotEM.

Informations générales

Il s’agit de la première partie d’un document budgétaire. Elle contient les données de nature statistique, fiscale et financière ainsi que certaines modalités de vote du budget. Ces informations peuvent être renseignées directement dans TotEM.

Java

Logiciel libre permettant aux logiciels écrits dans ce langage d’être facilement portables sur plusieurs systèmes d’exploitation. TotEM nécessite ainsi au minimum l’installation de la version JRE 1.6 sur le poste de l’utilisateur pour pouvoir fonctionner.

Maquette

Nomenclatures réglementaires dématérialisées. Celles-ci sont disponibles automatiquement dans TotEM et ne nécessitent aucune actualisation de l’outil.

Monoposte

Ce mode d’installation de TotEM est disponible pour les utilisateurs souhaitant enrichir seul les flux budgétaires. Les flux créés ou importés dans TotEM ne seront utilisables et disponibles que sur l’ordinateur où est installé TotEM.

Multiposte

Ce mode d’installation de TotEM est disponible pour les collectivités souhaitant enrichir en équipe leurs flux budgétaires. Les flux créés ou importés dans TotEM seront utilisables et disponibles sur tous les ordinateurs disposant de TotEM et reliés au serveur.

Norme

La norme d’une maquette budgétaire correspond à la nomenclature utilisée (M14, M4, M71…).

ODM

ODM (Outil de Dématérialisation des Maquettes) permet à la DGCL de dématérialiser les maquettes réglementaires M.14, M.4, M.52, M.57, M.61 et M.71.

PRINT COMP

Progiciel financier

Logiciel informatique permettant à la collectivité de générer un flux au format XML avec les données relatives aux parties I, II et III de son document budgétaire. Il est de la responsabilité de l’éditeur du progiciel financier de produire un flux respectant le formalisme exigé par TotEM. Certains progiciels permettent également de compléter certaines annexes intégrées à TotEM.

Proxy

Programme jouant le rôle d’intermédiaire entre un poste utilisateur et son serveur ou internet. Il permet la sécurisation des échanges informatiques entre la collectivité et l’extérieur de son environnement informatique. La présence d’un tel programme au sein d’une collectivité entraîne certaines particularités de paramétrage de TotEM décrites dans les guides d’installation. Ces erreurs sont souvent à l’origine des dysfonctionnements rencontrés par les utilisateurs lors du l’utilisation de TotEM.

Rematérialisation

La rematérialisation correspond à l’étape du processus où les informations enrichies dans TotEM sont totalisées pour permettre la génération d’un fichier PDF du document budgétaire. C’est lors de cette étape que la collectivité peut constater si elle a correctement saisie les données dans TotEM conformément au plan de compte et au formalisme exigé.

Repository

Le Repository est un des fichiers d’installation de TotEM. Il s’agit du fichier de sauvegarde par défaut du répertoire de travail de TotEM. Il est particulièrement utile en cas de bug de l’outil TotEM et permet de récupérer l’ensemble des flux (scellés et non-scellés) en cours d’élaboration. A partir de celui-ci, il est possible de restaurer les documents tels qu’ils étaient lors de la dernière sauvegarde.

Scellement

Après le vote de l’assemblée, modification des données et saisie des informations concernant le vote, il est nécessaire de sceller le flux pour le transmettre à la préfecture de manière dématérialisée via le tiers de télétransmission. Cette manipulation s’effectue directement à partir de TotEM. Elle permet de s’assurer que le document budgétaire élaboré par la collectivité contient les mêmes informations que le document visualisé par les agents en préfecture.

Télétransmission

La télétransmission d’un document budgétaire correspond à l’étape finale du processus de dématérialisation. Elle est réalisée par le tiers de télétransmission de la collectivité. Ce dernier télétransmet le flux scellé de la collectivité dans l’application Actes Budgétaire pour permettre le contrôle budgétaire en préfecture.

Tiers de télétransmission

Un tiers de télétransmission (aussi appelé « opérateur de télétransmission ») est une personne morale de droit public ou privé, fournisseur de services de transmission électronique, et agréée par le ministère de l’intérieur, exploitant et mettant à disposition des communes qui le souhaitent un dispositif de transmission homologué.

Tout opérateur de transmission agréé par le ministère de l’intérieur signe une convention de raccordement avec ce dernier. C’est en vertu de cette convention qu’il est autorisé à retransmettre de façon électronique aux services techniques du ministère de l’intérieur les actes des communes clientes qui lui sont raccordées.

Totalisation

La totalisation permet de calculer les montants et d’enrichir le document budgétaire original de la collectivité à partir des données qu’elle a saisies dans TotEM.

TotEM

TotEM (Totalisation et Enrichissement des Maquettes) est un outil libre de droit et mis à disposition des collectivités territoriales gratuitement par la DGCL. Il permet d’obtenir un document budgétaire complet sous forme dématérialisée après avoir importé les parties I, II et III du progiciel financier. Les annexes peuvent être complétées directement dans TotEM ou importées à partir d’un simple fichier XLS, XML ou CSV.

TotEM Client

Version de l’outil TotEM qu’il est nécessaire d’installer pour un fonctionnement en mode monoposte ou multiposte. Cette installation doit être effectuée sur l’ensemble des postes utilisateurs souhaitant enrichir les documents budgétaires de la collectivité.

TotEM Serveur

Version de l’outil TotEM qu’il est nécessaire d’installer pour un fonctionnement en mode multiposte. L’installation est à effectuer uniquement sur le poste serveur de la collectivité.

Visualisation

La visualisation est disponible à partir des menus de gauche de la fenêtre TotEM apparue à l’édition du flux. Elle est indispensable pour ensuite pouvoir sceller le flux. Elle permet ainsi de vérifier le bon renseignement des données et doit être actualisée dès lors qu’une modification est apportée.

XLS

Extension de nom de fichier pour les tableurs au format Excel. Ces fichiers peuvent également être ouverts à partir d’OpenOffice et LibreOffice.

XML

Le format XML est un langage informatique structuré qui regroupe les données budgétaires du progiciel de la collectivité. Ce format est commun avec l’application Hélios. (Voir définition « Balise »)