En cas de décentralisation du mandatement dans les services opérationnels, comment orienter les envois de factures vers les bons agents ?
Chaque organisme doit analyser les canaux de circulation des factures en interne (arrivée centralisée ou non, notamment) et réfléchir aux conséquences de son organisation sur la gestion des habilitations dans Chorus Pro. La mention obligatoire, sur chaque facture, d'un code service (option possible offerte par Chorus Pro) peut constituer le moyen d’orienter les factures. En cas de choix de cette option, si le code service n'est pas renseigné par le fournisseur, la facture sera rejetée en entrée de Chorus Pro.
Que se passera-t-il si une facture ne comporte pas de numéro d'engagement ?
Si le numéro d'engagement est retenu comme mention obligatoire par une entité publique et que cette dernière a paramétré Chorus Pro en conséquence, le fournisseur ne renseignant pas cette zone lors du dépôt de sa facture verra celle-ci rejetée par Chorus Pro.
Quand sortiront les textes d'application sur le code service et le numéro d'engagement ? (nouveau)
L'assise juridique de la facturation électronique, à savoir l'ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014, a été complétée par un décret d'application du 2 novembre 2016 et un arrêté du 9 décembre 2016.
Le décret fixe les nouvelles obligations de transmission et d'acceptation des factures électroniques, en précisant notamment les mentions à porter sur la facture et la faculté pour les collectivités locales de rendre obligatoire le renseignement, par le fournisseur, du code service et/ou de l'engagement juridique.
Peut-on, dans un premier temps, ne pas imposer l’engagement juridique comme mention obligatoire dans les factures électroniques ?
Ce choix d'organisation incombe à la collectivité : elle peut débuter sans cet élément et l'adopter ultérieurement, une fois que son processus interne de suivi de l'exécution de la dépense sera stabilisé.
Les référentiels d'engagement sont-ils vérifiés par Chorus Pro ?
Les référentiels d'engagement sont vérifiés par Chorus Pro uniquement pour l’État. Pour les autres entités publiques, il y a un contrôle de présence de l’engagement si le caractère obligatoire a été paramétré par la collectivité, mais pas de contrôle de validité.
Pour les fournisseurs des collectivités locales, que se passe-t-il si l'engagement juridique ne correspond pas à la facture ?
Chaque entité publique a la faculté de rendre obligatoire le renseignement de la référence à l'engagement. Chorus Pro opère un contrôle automatisé de la présence du renseignement, à charge pour l'entité publique d'effectuer le contrôle de la qualité de donnée servie. En cas de discordance, l'entité peut choisir soit de rejeter la facture, soit d'effectuer les recherches lui permettant de retrouver l'engagement juridique correspondant à la facture. En tout état de cause, c'est un choix qui appartient à l'entité, à charge pour elle d'informer ses fournisseurs de sa politique en la matière.
Pour les fournisseurs de l'Etat, que se passe-t-il si l'engagement juridique est absent de la base ?
Pour un fournisseur de l’État, si l’engagement juridique mentionné sur la facture n’existe pas dans le référentiel des engagements présent dans Chorus Pro, la facture est rejetée en entrée de Chorus Pro.
La liste des services composant une entité publique peut-elle être paramétrée dans le logiciel ?
Le référentiel Chorus Pro s'organise en fiches « structure et services ». La fiche structure identifie chaque émetteur (ou récepteur) en tant que fournisseur (ou entité publique). Une fiche structure peut contenir de 0 à x services, afin de faciliter le routage de la facture dans la structure. Les données sur les services sont paramétrées dans Chorus Pro directement par chaque récepteur de factures.
Comment se fait le lien entre la facture et l'engagement juridique ?
Dans Chorus Pro, la collectivité peut rendre obligatoire la mention, par le fournisseur, d'un numéro d'engagement sur sa facture. Naturellement, il faut que ce numéro ait été préalablement communiqué au fournisseur. Si le paramétrage a été fait, Chorus Pro vérifie que la zone correspondante a été servie, à charge pour l'ordonnateur de vérifier le numéro d'engagement.
La collectivité peut-elle exiger de ses fournisseurs qu'ils mentionnent le numéro d'engagement et le code service sur leurs factures ?
Chaque entité publique aura la faculté de rendre obligatoire le renseignement de certaines rubriques sur ses factures (le code du service destinataire et/ou la référence d'engagement). Chorus Pro opère un contrôle automatisé sur les zones à servir tandis que le contrôle métier est effectué chez l'ordonnateur. Le décret d'application du 2 novembre 2016 donne une base réglementaire au sujet.