Le fonctionnement détaillé d'une carte d'achat

Une carte d'achat fonctionne sur la base de relations bilatérales techniques et/ou commerciales entre quatre acteurs :

• relation entre un acheteur public et un fournisseur. Dans un système de carte d'achat, le fournisseur de l'acheteur public doit obligatoirement être référencé. Le référencement signifie que le fournisseur est inclus dans une liste finie de prestataires auprès desquels l'acheteur public commande des biens et des services. Cette liste est établie par le service « achats » de l'acheteur public et tous les services et agents de l'entité doivent s'y référer. En cas de besoin, de nouveaux fournisseurs sont ajoutés ou retirés de la liste. Lorsqu'un fournisseur est titulaire d'un marché public, son référencement est automatique ;
• relation entre le fournisseur et l'opérateur de carte d'achat (opérateur bancaire). Pour adhérer au réseau de l'opérateur de carte d'achat, le commerçant doit contractualiser avec ce dernier. A l'instar de ce qui se pratique en matière de cartes bancaires, un contrat définit les règles que devra respecter le fournisseur pour accepter des commandes passées par carte d'achat. Cette relation pré-existe si le fournisseur avait déjà contractualisé avec un opérateur de carte d'achat. Elle est nouvelle si le fournisseur doit préalablement signer un contrat. On parle alors de recrutement du fournisseur. L'ensemble des fournisseurs et des commerçants ayant contractualisé avec l'opérateur de carte d'achat forme un réseau d'acceptation.
• relation entre l'acheteur public et l'opérateur de carte d'achat. Cette relation est nouvelle. En cas de besoin, elle pourra faire l'objet d'un marché de services. Pour effectuer des achats dans le réseau de fournisseurs défini ci-dessus, l'acheteur public doit contractualiser avec l'opérateur de carte d'achat. Ce dernier délivre alors des cartes d'achat à l'acheteur public.
• relation entre l'acheteur public et le comptable public d'une part, entre l'opérateur de carte d'achat et le comptable public d'autre part. Ces relations relèvent d'une réglementation à établir pour la généralisation et le déploiement de la carte d'achat dans la sphère publique.

Lorsque les relations définies au point précédent sont établies, l'opérateur de carte d'achat délivre les cartes aux agents publics que l'acheteur public juge utile de doter. Les agents publics peuvent alors commander directement, auprès des fournisseurs, les biens et services nécessaires à leur activité professionnelle, par tout moyen convenu par l'acheteur public, déplacement chez le fournisseur, courrier, télécopie ou Internet.

Un système informatique implanté par l'opérateur de carte d'achat chez le fournisseur vérifie, avant l'enregistrement définitif de la commande, que le porteur de la carte est habilité à passer commande. Pour cela, le système informatique du fournisseur se connecte avec le serveur d'autorisation de l'opérateur bancaire, que l'acheteur public a préalablement paramétré. Le serveur peut alors répondre positivement ou négativement à toute une série de questions :

• tel porteur de carte a-t-il le droit de commander chez tel fournisseur ou dans le cadre de tel marché ? L'acheteur public doit avoir préalablement déterminé chez quel fournisseur pré-référencé tel ou tel agent a besoin de s'approvisionner pour exercer correctement son activité professionnelle ;
• le budget de commande est-il respecté ? L'acheteur public doit avoir fixé, pour une période donnée, un plafond de dépenses réalisables avec la carte. Les plafonds autorisés doivent aussi préalablement avoir été engagés par l'ordonnateur.

Si la commande est autorisée, le fournisseur procède à la délivrance ou à la livraison du bien ou du service, et transmet à l'opérateur de carte d'achat les données détaillées de sa prestation (éléments figurant sur une facture). L'opérateur bancaire lui avance alors les fonds correspondant à la facture émise, et stocke sur son système informatique l'ensemble des données de facture qui lui ont été transmises.

L'opérateur de carte d'achat présente périodiquement à l'ordonnateur l'ensemble des données de facture qu'il a collectées, qui résultent de l'utilisation de cartes d'achat émises pour des porteurs de l'acheteur public. Ce dernier rejette éventuellement les factures non conformes et les prestations non faites. L'opérateur bancaire gère ces rejets vis-à-vis du fournisseur. Les données de facturation acceptées sont mandatées pour paiement par le comptable public.