En cas de réduction de titre ou d'annulation, Helios génère-t-il un avoir vers Chorus Pro ?
Non, cela n'est pas prévu.
Une entreprise pourra-t-elle entrer en contact avec un client public via Chorus Pro ?
Un outil intégré au portail Chorus Pro permettra la gestion de sollicitations à destination des entités publiques. Par exemple, si une facture reste en statut « mise à disposition du destinataire », le fournisseur pourra adresser une sollicitation à ce dernier afin d'obtenir la raison de l'absence de traitement de sa facture par l'entité publique.
Dès lors qu'il existe un format pivot de facturation en xml, en quoi la facture dans son format d'origine est-elle nécessaire ?
Le format pivot ne constitue en rien une pièce justificative de la dépense. Il permet seulement d’initier automatiquement la demande de paiement (le mandat) dans le système d’information de l’entité publique. La facture dans son format d'origine doit ensuite être envoyée au comptable à l'appui du mandat.
Quelle est la modalité de traitement d'une facturation émise sur des budgets multiples ?
Une facture est obligatoirement associée à un budget. L'objectif, à terme, consiste à permettre le rapprochement automatique entre la commande, la facture et le service fait dans les systèmes d’information des collectivités locales. Pour automatiser, il faut simplifier les facturations et leur traitement. Les formats internationaux ne supportent pas les engagements multiples.
Les pièces relatives aux contrats ou conventions avec les associations peuvent-elles être transmises ?
La possibilité de joindre des pièces à une facture est prévue, quelle que soit la modalité d'émission de celle-ci. Les pièces relatives aux contrats et conventions avec les associations peuvent donc être transmises à l'appui de factures.
La plateforme Chorus Pro permet-elle d'enregistrer la date réelle de départ du délai global de paiement (DGP) ?
La date servant comme point de départ du DGP (sous réserve de service fait) est tracée et consultable dans Chorus Pro. Elle varie selon les modalités d’émission de la facture et elle est liée au statut « mise à disposition du destinataire ». En mode EDI, c'est la date de l’acquittement technique émise par le système d'information du destinataire. En mode portail/service, c'est la date de la notification par courriel adressée au destinataire de la facture. En cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur, la date servant de point de départ au DGP sera la date de dépôt de la facture sur Chorus Pro + 2 jours. Dans le cas des marchés de travaux, le date de point de départ reste la transmission du projet de décompte du fournisseur à la MOE, ou le DGD lorsqu'il est remis au pouvoir adjudicateur.
Comment la solution Chorus Pro s'articule-t-elle avec la carte d'achat ?
La carte d'achat est un processus de commande et non de facturation. Les relevés d'opérations émis par la banque à l'encontre de la collectivité n'ont pas vocation à être déposés sur Chorus Pro, la facture ayant d'ores et déjà été payée au fournisseur par la banque.
Quand les fournisseurs d'une collectivité utilisent déjà aujourd'hui un portail fournisseurs, comment se fait le lien avec Chorus Pro ?
Les entités publiques disposant de portails « tiers » peuvent intégrer les services de la solution mutualisée Chorus Pro 2017 à l'aide d'API pour les opérations de transmission, de suivi, de recherche et de consultation des factures. Des précisons sont apportées sur ce point dans les spécifications externes de Chorus Pro, en ligne sur sur le site de l'AIFE : http://www.economie.gouv.fr/aife/facturation-electronique
Y aura-t-il un contrôle de la signature par Chorus Pro ?
Pour accéder au portail Chorus Pro, il faut s'authentifier, mais il n'y pas de contrôle de signature.
La solution gère-t-elle les RIB ?
Le RIB n'est pas une pièce à fournir obligatoirement mais il est supporté par la solution ; il pourra notamment être véhiculé dans le format pivot.
La facture déposée par le fournisseur se trouve sur Chorus Pro. La collectivité doit-elle quand même transmettre à Hélios la facture en PJ, ou bien transmettre uniquement une référence ?
La facture déposée par le fournisseur sur Chorus Pro et archivée dans le serveur ATLAS de la DGFiP est ensuite adressée à la collectivité pour intégration dans son propre système financier. Le système d'information de la collectivité récupère donc une facture et non une référence. Cette même facture doit ensuite être adressée au comptable via un flux PES PJ accroché à un PES Aller Dépense. Lors de l'intégration du mandat dans Hélios, la facture est à nouveau déposée dans ATLAS et reconnue comme ayant déjà été archivée lors du dépôt sur Chorus Pro.
Dans la partie « contrôle des données », y a-t-il des contrôles bloquants et d'autres qui ne le sont pas ?
Chorus Pro contrôle les factures déposées, certains contrôles étant bloquants (ex : identifiants de l'émetteur et du destinataire) et d'autres non (qualité de la donnée « engagement juridique »).
Quelle est la nature des pièces jointes au format d'origine ?
Cela peut être un bon de commande, ou tout autre document exigé par la réglementation ou jugé pertinent par le fournisseur pour la bonne information de l'entité publique.
Le rapprochement de la facture avec le bon de commande est-il possible avec les seules données prévues en PDF ?
Des éléments sont prévus dans Chorus Pro pour les rapprochements facture/bon de commande. Ces éléments sont recherchés dans le PDF au niveau de l'en-tête et du pied de facture.
Comment un PDF peut-il être transformé en flux-pivot envoyé par EDI ?
Un PDF peut être transformé pour envoi en EDI grâce à la fonction de reconnaissance d'information de PDF.
Comment les choses se passent-elles pour les dépenses payées sans mandatement préalable ?
En cas de dépenses sans mandatement préalable, il convient de distinguer deux situations.
La facture a déjà fait l'objet d'un règlement à la date de son dépôt sur Chorus Pro. Elle est alors identifiée suivant le cadre A2 "dépôt d'une facture déjà payée". Pour le traitement par la collectivité, la facture sera produite à l'appui d'un mandat de régularisation sans mise en paiement.
Dans le cas où la facture n'a pas fait l'objet d'un règlement à la date de son dépôt sur Chorus Pro, il convient d'utiliser le cadre de facturation A1 : "dépôt par un fournisseur d'une facture".
Comment seront traitées les cessions de créances ?
Les cessions faites après émission de la facture sont traitées hors outil.
Quel sera le processus pour des marchés de travaux avec maître d'œuvre (MOE) ?
Conformément au CCAG travaux, la solution mutualisée prévoit l’intervention des MOE dans le processus d’exécution des marchés de travaux, en cours et en fin de marché : les MOE interviennent pour récupérer les projets de décompte mensuel et les projets de décompte final, ainsi que pour déposer les états d’acompte et les projets de décompte général. Sur ce point précis, il est conseillé de se référer aux spécifications externes de Chorus Pro et à leurs annexes.
Sur les marchés de travaux, la maîtrise d'oeuvre pourra-t-elle corriger la facture en cas d'erreur de l'entreprise ?
La maîtrise d’œuvre pourra déposer dans Chorus Pro un état d’acompte prenant en compte la rectification du projet de décompte mensuel de l’entreprise (la pièce rectifiée pouvant être jointe à l’état d’acompte). En revanche, le projet de décompte mensuel ne pourra pas être rectifié dans Chorus Pro par la MOE.
Les factures déposées par un fournisseur dans une langue étrangère sont-elles traduites en français dans Chorus Pro ?
Chorus Pro ne comporte pas de traducteur. En revanche, le portail offre une double approche, en français et en anglais.
Qu'est-ce qui est envoyé par Chorus Pro au destinataire de la facture : du XML, du PDF, etc. ?
Le destinataire a la facture originale, que ce soit du PDF ou du XML, en PJ du flux pivot lui-même en XML.
Chorus Pro impose-t-il aux fournisseurs un format unique pour les factures ?
Non : Chorus Pro est conçu pour pouvoir accepter les formats habituels de factures. Quel que soit le format, le flux-pivot extrait certaines données de la facture originale (en-tête et pied de facture). Les éditeurs des applications financières doivent intégrer ce format-pivot.
La date de réception d'une facture est aujourd'hui apposée au moyen d'un tampon sur la facture papier lors de sa réception, afin d'être en mesure de calculer le délai global de paiement (DGP). Comment fera-t-on la preuve de la date avec Chorus Pro ?
La date servant au point de départ du DGP (sous réserve de service fait) varie selon les cas d’émission de la facture. En mode EDI, c'est la date de l’acquittement technique émis par le système d'information du destinataire. En mode portail/service, c'est la date de notification par courriel au destinataire de la mise à disposition de la facture sur l’espace factures de Chorus Pro . Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur, la date servant de point de départ au DGP est la date de dépôt de la facture sur Chorus Pro + 2 jours. Ces différentes dates sont tracées et consultables dans Chorus Pro. Toutefois, Chorus Pro ne calcule pas le DGP dont le suivi est assuré différemment.
Les lignes des factures seront-elles récupérables ?
Le flux-pivot inclura les lignes de facture dès lors que la facture aura été envoyée à Chorus Pro dans un format «données» (XML).
Les outils d’OCRisation permettent des recherches de documents « à la Google ». Est-ce que c'est le cas pour rechercher une facture sur Chorus Pro ?
Il est possible de rechercher une facture à partir de critères préalablement définis, en nombre raisonnable.
Le mode « service » semblant beaucoup plus performant que les deux autres pour récupérer les factures déposées sur Chorus Pro , pourquoi ne pas se limiter à celui-là ?
Toutes les collectivités n'étant pas nécessairement intéressées par le mode « service », le principe retenu pour Chorus Pro a été de proposer trois solutions, adaptées à différentes typologies d'entités publiques.
Quelles seront les données contenues dans le flux-pivot ?
Le détail des données contenues dans le flux-pivot apparaît dans les spécifications externes de la solution, en ligne sur le site de l'AIFE.
Un flux envoyé en EDI par un fournisseur à Chorus Pro sera-t-il reçu par l'ordonnateur sous le format-pivot ?
L'ordonnateur recevra systématiquement un flux au format-pivot dans lequel se trouvera la facture originale EDI et ce, quel que soit son mode de récupération (téléchargement ou envoi direct).