Doit-on conserver le flux PES portant la signature électronique des bordereaux ?
Les flux valant signature des bordereaux doivent être conservés. En effet, en dématérialisant, il n'est plus seulement question de conserver un document mais aussi de conserver toutes les informations s'y rattachant ou relatives au flux de transmission. L'offre d'archivage portée par la DGFiP et adossé à un outil de recherche et de consultation (ORC) permettra de conserver ces flux signés.
Comment l'archivage des factures électroniques se fera-t-il ?
Lorsqu'une facture est déposée sur Chorus Pro, le portail la stocke dans ATLAS, silo d'archivage de la DGFiP. En parallèle, la facture est adressée à la collectivité ou à l'établissement public local qui va l’intégrer dans son système d'information avant de la transmettre à son comptable assignataire, via un PES PJ à l'appui d'un mandat. Lors de l'intégration du mandat dans Hélios, la pièce justificative, à savoir la facture, est dirigée vers ATLAS. Les factures seront stockées 10 ans dans ATLAS et, à ce titre, accessibles aux fournisseurs depuis Chorus Pro. Parallèlement, la DGFiP offrira aux collectivités qui le souhaitent la possibilité d'accéder gratuitement aux pièces justificatives et comptables (dont les factures des fournisseurs) stockées dans Atlas, via un outil dénommé « outil de recherche et de consultation » (ORC) qui sera prochainement mis à disposition. La durée de conservation sera également de 10 ans, en cohérence avec la durée d'utilité administrative prévue par l'instruction n°DAF/DPACI/RES/2008/008 du Service interministériel des archives de France.
Dans la solution d'archivage proposée par la DGFiP, y a-t-il intégration des pièces non dématérialisées au départ ?
Toutes les pièces justificatives transmises au comptable par un PES PJ sont déposées dans ATLAS, y compris celles n'étant pas nativement dématérialisées et ayant fait l'objet d'un scan par exemple.
Quelles seront les conditions d’archivage électronique des factures ?
La solution mutualisée Chorus Pro prendra en charge l’archivage des factures pour l’émetteur, qu’il soit privé ou public, pendant 10 ans. Parallèlement, la DGFiP proposera une offre de service, optionnelle et gratuite, en matière d'archivage électronique. Les collectivités pourront accéder aux pièces comptables et justificatives émises depuis 2013 pour tous les exercices clos (elles pourront aussi accéder aux pièces de l'exercice en cours directement dans Hélios) ainsi que, le cas échéant, aux flux électroniquement signés tels que transmis au comptable et à transmettre à la juridiction concernée en cas de contentieux. Cette offre concerne strictement le périmètre des pièces envoyées au comptable public. La durée de conservation des pièces sera de 10 ans, en conformité avec la durée d'utilité administrative définie par le Service des Archives de France.