Titre 7 - Gestion des dépôts des personnes hospitalisées

Aux termes de l'article 1er de la loi n°92-614 du 6 juillet 1992, les établissements de santé, ainsi que les établissements sociaux ou médico-sociaux hébergeant des personnes âgées ou des adultes handicapées, sont, qu'ils soient publics ou privés, responsables de plein droit du vol, de la perte ou de la détérioration des objets déposés entre les mains des préposés commis à cet effet ou d'un comptable public, par les personnes qui y sont admises ou hébergées.

Le décret n°93-550 du 27 mars 1993 portant application de la loi précitée précise notamment :

• article 1 : "toute personne admise ou hébergée dans un établissement mentionné à l'article 1er de la loi du 6 juillet 1992 susvisée est invitée, lors de son entrée, à effectuer le dépôt des choses mobilières dont la nature justifie la détention durant son séjour dans l'établissement".
• article 2 : "dans les établissements dotés d'un comptable public, les dépôts s'effectuent entre les mains du comptable public ou d'un régisseur désigné à cet effet lorsqu'ils concernent des sommes d'argent, des titres et valeurs mobilières, des moyens de règlement ou des objets de valeur. Les autres objets sont déposés entre les mains d'un agent désigné à cet effet par le directeur de l'établissement".

1.1. Les personnes habilitées a recevoir les dépôts

Conformément à la loi du 6 juillet 1992 et aux précisions apportées par le décret du 27 mars 1993, seul le comptable a compétence pour recevoir et conserver les dépôts des fonds, titres et valeurs mobilières, moyens de règlement et objets de valeurs appartenant aux hospitalisés et hébergés.

Les directeurs des établissements publics de santé et des établissements sociaux et médico-sociaux, de même que les autres membres du personnel administratif des établissements n'ont pas qualité pour recevoir les dépôts. Ils ne peuvent y être habilités que s'ils sont nommés régisseur. En tout état de cause, l'ordonnateur ne peut jamais être nommé régisseur.

Le régisseur visé à l'article 2 du décret du 27 mars 1993 peut être nommé suivant deux procédures renvoyant à deux réglementations distinctes.

• En application de l'article R.1617-7 du Code général des collectivités territoriales, un régisseur de recettes peut être désigné en accord avec le comptable. Il convient, dans cette hypothèse, de prévoir la nature des missions du régisseur dans l'arrêté de création de la régie.

• Plus spécifiquement, l'établissement peut désigner "un régisseur de dépôt" suivant la procédure toujours en vigueur du règlement du 9 septembre 1899 sur la comptabilité des économes (article 6 dudit règlement), fonction occupée maintenant par la personne chargée des services économiques :

"Dans les établissements où le receveur ne réside pas et où il n'a pas de bureau, ainsi que dans ceux où le receveur, bien qu'ayant un bureau, n'y vient pas quotidiennement, l'économe peut être autorisé par le préfet (désormais par l'ordonnateur) à recevoir des dépôts de titres, valeurs, bijoux, sommes d'argent appartenant aux hospitalisés.... Dans cette partie du service l'économe agit sous le contrôle et la responsabilité du receveur".

Le régisseur de dépôt est donc également habilité à recevoir en dépôt les sommes d'argent, les titres et valeurs mobilières, les moyens de règlement et les objets de valeur.

Cependant, la création d'une régie ne résout pas l'ensemble des difficultés rencontrées par les établissements publics de santé pour les dépôts effectués la nuit, le dimanche ou les jours fériés.

Dans ce cas, des dispositions particulières sont à mettre en oeuvre.

L'instruction interministérielle Finances-Affaires Sociales relative à la gestion des biens des personnes majeures placées dans les établissements de soins, d'hospitalisation et de cure publics du 16 avril 1969, a prévu la possibilité d'effectuer le dépôt auprès de l'économe (actuellement le responsable des services économiques) non régisseur de dépôts. Dans cette hypothèse, "il doit transférer les dépôts sans aucun retard dans la caisse du comptable ou du régisseur le cas échéant".

Ces dispositions concernent également, le cas échéant, en dehors des heures d'ouvertures de la régie ou du poste comptable, l'agent de permanence chargé de recueillir les dépôts.

La non observation de ces prescriptions a donné lieu à des jugements de gestion de fait par le Juge des Comptes, pour les dépôts ayant été conservés dans l'établissement.

1.2. Les modalités du dépôt dans l'établissement

1.2.1. Chez l'agent de permanence (ou l'économe non régisseur)

Les admissions effectuées le dimanche, la nuit ou les jours fériés sont à l'origine de difficultés dans la garde des objets en possession du malade en raison de la fermeture de la régie ou du poste comptable et de l'absence d'agent désigné spécifiquement pour recevoir les dépôts dans l'établissement.

Dans ces conditions, il est conseillé aux établissements de mettre en oeuvre une procédure qui assure la sécurité des dépôts de valeurs, de bijoux, de sommes d'argent ou d'objets pendant la période de fermeture de la régie ou du poste comptable et les objets à déposer dans l'établissement.

Ainsi, il peut être préconisé l'utilisation d'une enveloppe, de préférence transparente pour visualiser le dépôt, qui disposerait d'un rabat garantissant par un sceau ou un scellé qu'elle n'a pas été ouverte.

Cette enveloppe pourrait porter sur sa face externe une liasse imprimée et numérotée de trois volets indiquant l'identité du déposant, du dépositaire et du service ainsi que le relevé contradictoire du dépôt (sommes d'argent et description des objets) conformément à l'article 4 du décret du 27 mars 1993.

Le premier volet serait destiné au déposant, le second volet resterait en possession de l'agent de permanence ou du service, le troisième volet resterait fixé à l'enveloppe.

L'agent de permanence remplit la liasse en présence du malade, le cas échéant de son représentant, et appose sa signature avec celle du déposant sur le document.

A défaut de liasse, le dépôt peut être enregistré dans les mêmes conditions sur un registre numéroté doté de 3 exemplaires.

L'enveloppe cachetée doit dès lors être déposée dans les plus brefs délais dans un coffre, de préférence de type "boîte aux lettres", installé à proximité d'une zone où est assurée une permanence.

Lors de l'ouverture des services, les dépôts peuvent être soit, en l'absence de régie, transmis au comptable, soit recensé par le régisseur. Les objets non pris en charge par le comptable ou le régisseur sont remis à l'agent désigné par l'établissement pour recevoir les dépôts.

Dans tous les cas l'inventaire doit être fait contradictoirement avec l'agent dépositaire ou un représentant du service concerné chez le régisseur ou un représentant de l'établissement chez le comptable.

1.2.2. Chez l'agent désigné par l'établissement

L'article 4 du décret du 27 mars 1993 fait obligation aux établissements de tenir un registre coté sur lequel sont inscrits les dépôts.

Le dépositaire est tenu de remettre au déposant un reçu contenant l'inventaire contradictoire et la désignation des objets déposés. Il convient d'utiliser un registre à feuillet autocopiant composé, d'une souche de trois volets dont l'un, pour satisfaire aux obligations réglementaires, sera remis au déposant, le second, pour faciliter les recherches, sera joint au dépôt et le troisième versé au dossier administratif de l'intéressé complétant ainsi, le cas échéant, dans les établissements publics, l'exemplaire relatif aux dépôts effectués chez le comptable.

S'il est fait utilisation de la notion de dépôt feint (l'établissement consent à ce que les personnes hébergés gardent par devers elles des choses mobilières, comme par exemple un poste de radio ou de télévision), mention de la remise à l'intéressé de l'objet déposé devra être faite sur le registre et sur les différents volets.

1.2.3. Chez le régisseur

Le régisseur de recettes ou de dépôt, selon le cas, doit remettre au déposant un reçu qui contient, aux termes de l'article 4 du décret du 27 mars 1993, l'inventaire contradictoire et la désignation des objets déposés.

Pour les dépôts (numéraires et objets) un reçu est établi sur un carnet à souches numéroté doté de quatre exemplaires.

Le registre du régisseur doit indiquer le montant du dépôt en numéraire et, conformément aux termes de l’article 4 du décret du 27 mars 1993, l'inventaire contradictoire et la désignation des objets déposés.

Le registre ainsi complété devra être signé par le régisseur dépositaire et le déposant.

Le premier exemplaire (reçu) du registre est remis au déposant, le deuxième exemplaire (fiche de dépôt) est joint au dépôt qui sera remis au comptable et le troisième exemplaire est versé au dossier administratif de l'intéressé. Le dernier exemplaire reste attaché à la souche.

En l'absence de registre spécifique aux régisseurs, ces derniers peuvent utiliser les registres P1RZ ou P1RY pour le dépôt du numéraire et le registre P1C pour le dépôt des objets dans les mêmes conditions que celles définies pour le comptable du Trésor.

Les comptables doivent veiller à ce que les régisseurs, qui reçoivent des dépôts, les leur remettent en respectant les conditions fixées par l'article 4 du décret du 27 mars 1993, c'est-à-dire accompagnés des inscriptions sur le registre à souche prévu par ce texte.

Le comptable établit sur ses registres, contradictoirement avec le régisseur, un nouveau dépôt reprenant les inscriptions figurant sur le registre du régisseur.

Il établit au nom du régisseur un reçu P1A pour le montant des sommes versées en numéraire dont le détail figure, par déposant, sur le registre du régisseur.

Il établit également un reçu P1C par dépôt au nom du "Régisseur pour le compte de ..." détaillant, pour chaque dépôt, les objets et indiquant, le cas échéant, pour information, les dépôts en numéraire effectués et la référence de la quittance du registre du régisseur. Le régisseur peut dès lors émarger son registre de la sortie effectuée. Le comptable conserve la fiche de dépôt de valeurs qui est jointe aux objets déposés.

Enfin, le comptable monte une fiche-compte au nom du déposant (manuelle ou informatique) qu'il annote de l'entrée du dépôt et de la référence numérique du registre de dépôt P1C.

Le régisseur de recettes ou le régisseur de dépôts peut, dans le délai qui lui est accordé par la décision de création de la régie pour effectuer les versements au comptable, restituer, au seul déposant, les titres, valeurs, bijoux, sommes d'argent ou moyens de règlement, contre remise de la quittance dûment acquittée.

Toutefois, l'obligation de restitution au seul déposant des sommes d'argent reçues en dépôt, à l'exclusion des familles, est atténuée dans les cas d'extrême urgence suscitée par des circonstances exceptionnelles. Il en est ainsi lorsque le chef de la famille, admis d'urgence dans un établissement public de santé, se trouve détenir en numéraire la totalité des ressources de la famille qui ont fait l'objet d'un dépôt d'office en raison de l'état du détenteur et de l'impossibilité où il est de pouvoir s'exprimer.

Dans ce cas, le régisseur qui reçoit les fonds peut remettre au conjoint ou à l'un des mandants ou ascendants qui accompagne l'hospitalisé les sommes nécessaires pour permettre aux intéressés de regagner leur domicile et de subvenir à leurs besoins jusqu'au moment où ils pourront se mettre en rapport avec le comptable.

La quittance reçue pour le montant des sommes remises aux familles devra relater les circonstances qui ont justifié le versement. Les deux opérations de dépôt et de remise des fonds doivent être décrites dans les écritures du comptable.

Si le malade décède alors que les sommes d'argent et les objets de valeurs sont encore déposés chez le régisseur, il appartient au seul comptable public de procéder à la restitution des dépôts aux héritiers sur justification de leurs droits.

Le régisseur agit sous le contrôle et la responsabilité du comptable qui, à tout moment, peut se faire rendre compte des opérations exécutées par le titulaire de la régie.

2.1. Lors de la sortie

Si le retrait chez le comptable se révèle impossible et sur la demande des intéressés, les fonds et objets déposés chez le comptable peuvent leur être remis par l'intermédiaire du régisseur ou d'un agent habilité à cette fin. Ce dernier reçoit du comptable, pour les deniers, soit des ordres de paiement individuels, soit un état d'émargement collectif indiquant l'objet du versement, l'identité des intéressés, les sommes revenant à chacun d'eux, ainsi que les espèces correspondant au total des sommes à payer. Concernant les titres, valeurs, moyens de paiement ou objets précieux, le comptable remet au régisseur ou à l'agent habilité chaque dépôt individualisé, accompagné de la fiche de dépôt P1C à faire acquitter par le déposant.

La remise de ces documents, espèces et objets s'effectue au plus tard la veille du jour prévu pour la restitution des dépôts. Dès que l'acquit des intéressés a été recueilli, le régisseur ou l'agent habilité restitue au comptable les ordres de paiement ou états d'émargement et les fiches de dépôt de valeurs P1C acquittés.

Lorsque les intéressés ne se présentent pas au jour fixé, les documents, fonds et objets sont restitués immédiatement au comptable.

2.2. Lors du séjour

Le versement de sommes d'argent à des hébergés est également possible lors du séjour (comme par exemple l'argent de poche des personnes admises à l'aide sociale).

Pour les personnes placées dans des services de long-séjour ou les maisons de retraite, il s'agit généralement de la gestion des revenus non affectés au remboursement des frais d'hébergement.

Ces sommes doivent être mises à la disposition de la personne.

Cela étant deux difficultés peuvent se rencontrer :

• la distribution de l'argent de poche lorsque l'accès des chambres est interdit au personnel non soignant et, en règle générale, lorsqu'il est nécessaire d'envisager une médiation de ce personnel soignant ;
• la conservation de cet argent dans le cas où la personne bénéficiaire ne serait pas apte à le dépenser.

Les comptables peuvent proposer aux responsables des établissements la création d'une régie d'avances confiée à un agent administratif.

En effet, bien que l'article R.1617-11 du Code général des collectivités territoriales n'autorise pas le paiement de ce type de dépenses réalisées pour le compte de tiers par l'intermédiaire d'une régie d'avances, le ministre chargé du budget peut octroyer des dérogations en la matière.

Par ailleurs, les hospitalisés non assistés peuvent donner au comptable une autorisation sous seing privé à l'effet d'encaisser les revenus, d'acquitter les dettes et de placer les fonds.

Le comptable doit cependant s'assurer qu'une provision suffisante demeure au compte des malades de manière à permettre l'acquittement des dépenses obligatoires.

Les malades peuvent donner procuration sous seing privé pour retirer les fonds à une personne de leur choix à l'exception des personnels administratif, médical et soins.

Si l'autorisation sous-seing privé donné au comptable porte mention de la demande d'acquittement des menues dépenses par le régisseur alors ce dernier peut se charger d'exécuter ces dépenses dans le cadre d'une régie d'avances (coiffeur, manucure,…).

Les demandes d'autorisation pour créer des régies de recettes et d’avances dans les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux et médico-sociaux destinées à recevoir des dépôts facultatifs effectués par les hébergés ou par leur proches (fonds), à verser la part revenant aux hébergés, à effectuer divers paiements pour le compte des résidents capables payants ou pour le compte des malades incapables doivent être adressées à la direction g énérale de la Comptabilité publique (bureau 5B).