L’application Hélios permet d’enrichir la gamme des prestations de services offertes aux ordonnateurs. Pour cela, Hélios s’appuie sur une efficacité plus grande des échanges ordonnateurs / comptables, notamment par le Protocole d’Échanges Standard (PES V2).
Les opérations de gestion courante sont facilitées, notamment grâce au suivi des délais de paiement et à la gestion automatisée du contentieux.
Des opérations de gestion courante facilitées
La généralisation des moyens modernes de paiement pour le recouvrement des recettes locales.
Le décret n° 2018-689 du 1er août 2018 prévoit la mise à disposition, par les administrations publiques, pour l'ensemble de leurs créances, d'un service de paiement en ligne.
Cette obligation concerne les usagers particuliers ou entreprises, sous certaines conditions et en fonction de seuils (nature d'organisme public local, montant des recettes annuelles).
Pour répondre aux souhaits des collectivités de développer les services d’administration électronique, un service d’encaissement complémentaire aux moyens de paiement déjà existants, PAYFIP, constitue une offre globale de paiement en ligne proposée par la DGFiP.
Datamatrix
L'article 201 de la loi de finances pour 2019 a autorisé l’État à confier à un tiers l’encaissement des factures en numéraire et les paiements en carte bancaire réalisés aux guichets de la DGFIP (les encaissements effectués auprès des régies ne sont pas concernés).
Dans ce contexte, un dispositif de lecture optique (Datamatrix), apposé sur les ASAP titres véhiculés via le PES, sur les actes de poursuite (par la DGFIP) et sur les autres ASAP (par les ordonnateurs), permettra au prestataire d’encaisser ces recettes puis de les reverser par flux à la DGFIP.
Le contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) dont l’ensemble des objectifs qui lui sont assignés vise à mieux concilier l’efficacité et la régularité de l’exécution des dépenses publiques.
Le contrôle allégé partenarial (CAP) est constitué d’une convention entre les services de l’ordonnateur et ceux du comptable, et vise à valoriser les bonnes pratiques en diminuant les contrôle a priori sur certaines dépenses, après un diagnostic préalable. Les mandats concernés sont automatiquement pris en charge et ne transitent plus par la bannette.
Fluidité des échanges
L’arrêté du 27 juin 2007 portant application de l’article D 1617-23 du CGCT relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique a organisé les échanges de données dématérialisées entre l’ordonnateur et le comptable selon le protocole d’échange standard (PES V2). Il permet ainsi la transmission de pièces comptables et justificatives dématérialisées ainsi que la signature électronique.
L’arrêté du 3 août 2011 (modifiant l'arrêté du 27 juin 2007) rend le PES obligatoire pour la transmission des pièces comptables (mandats/titres et bordereaux de dépense et de recette) : les pièces comptables au format PES ont valeur probante. La signature des flux permet le passage à la « full Démat ».
Des services innovants
À l’instar du PES « Aller », il convenait de remplacer les protocoles historiques « Retour » à savoir OCRE, FLUOR et HTR et d’enrichir l'offre de service aux ordonnateurs, Avec notamment la mise en œuvre du flux PES « Retour » issu d’Hélios, l’ordonnateur reçoit les informations émanant du comptable, constituant un enrichissement des données de l’interface « Aller », relatives aux événements survenus sur les pièces.
- Depuis 2015, le PES « Retour Dépense » comporte plusieurs enrichissements par rapport aux protocoles existants : des informations plus détaillées et pouvant être actualisées périodiquement dans les fichiers de l’ordonnateur : date de paiement, date d’émargement de la dépense… L'exploitation des données s'effectue dans le logiciel financier de la Collectivité. A défaut l'application Xémélios permet à l'ordonnateur de traiter manuellement ces retours.
Le PES « Retour Dépense » s’applique à tous les types de dépense et permet à l’ordonnateur de mettre à jour au fil de l’eau sa propre comptabilité en accord avec celle du comptable. La création d’un type de bordereau dédié permet notamment la transmission des dépenses payées avant mandatement. Des informations complémentaires tels que le numéro d’emprunt et l’échéance concernée facilite le rapprochement avec les fichiers « métiers » de l’ordonnateur.
Une simplification des échanges est mise en œuvre pour les pièces rejetées ou mises en instance, Ces retours sont systématiques et quotidiens dès lors que l’ordonnateur a demandé à les recevoir en mode dématérialisé.
- Depuis 2017, les ordonnateurs ont également accès au volet recette. Les apports du PES « Retour Recette » pour les collectivités se caractérisent notamment par la transmission des informations notamment comptables (dates, montants…) relatives aux prises en charge et annulations de prises en charge, aux émargements et encaissements, par la transmission des encaissements à régulariser, l’objectif étant de faciliter la création par l’ordonnateur du bordereau du titre dédié, par une actualisation des actes de poursuites diligentés auprès du débiteur et enfin par la restitution éventuelle de nouvelles informations (adresse, état civil…) du tiers débiteur sur lequel le titre a été rattaché suite au rapprochement de la base tiers HELIOS avec le référentiel fiscal des personnes physiques PERS.
Le PES « Retour Recette » permet ainsi à l’ordonnateur non seulement de mettre à jour au fil de l’eau sa propre comptabilité en accord avec celle du comptable, mais également d’actualiser sa base tiers et d’émettre ainsi les futurs avis de sommes à payer à partir de coordonnées plus récentes.
L'application Hélios doit être paramétrée afin de recevoir ces flux.
- Depuis 2018, les ordonnateurs peuvent consulter et imprimer les éditions locales suivantes à partir de leur profil Hélios et exclusivement pour leurs collectivités : la balance des comptes, le P503, l’état de restes à recouvrer, l’état des restes à payer, le taux d’erreur CHD, la liste des lignes de pièces visées CHD, l’état des résultats du visa CAP.
Cela constitue un gain de temps et de productivité pour le comptable et l’ordonnateur, et répond aux besoins des ordonnateurs en matière d’accès à l’information comptable et au pilotage de leur collectivité.
Dans le cadre du déploiement de la dématérialisation, les collectivités peuvent accéder aux pièces comptables mandats et titres en se connectant à Hélios via le PIGP. L’application permet aux ordonnateurs de consulter les pièces justificatives dématérialisées directement dans Hélios et d’accéder aux fonctionnalités d’Hélios, en consultant en temps réel les informations budgétaires, financières et comptables détenues pour leur compte par le trésorier de la collectivité.
La sécurité des accès est garantie par l’attribution d’une habilitation personnelle et par le cryptage des communications et l’ordonnateur peut suivre la gestion de sa collectivité et informer ses administrés et fournisseurs.