Entretiens croisés

Collectivites-Locales : Comment avez-vous connu la Mission de conseil aux décideurs publics locaux ? Dans quel contexte avez-vous fait appel à elle ?

Marie-Hélène Himber (CD 47) : La mission de conseil aux décideurs publics locaux nous a été présentée par le directeur départemental des Finances publiques.
La DDFiP a précisé le champ d’invention de M. Geoffroy en charge de la mission qui était susceptible de nous accompagner sur divers chantiers spécifiques.
Dès lors nous l’avons sollicitée pour nous soutenir dans la mise en oeuvre de la dématérialisation de la chaîne comptable du Département et la redéfinition de la fonction financière dans un nouvel environnement animé par de nouvelles technologies.
Une approche conjointe DDFiP/Collectivité nous a semblé particulièrement intéressante sur ce type de problématique.

Jérôme Sazarin (SIMER 86) : Le SIMER a eu connaissance de la Mission de conseil aux décideurs publics locaux au cours d'un échange entre M. Bouloux (président du SIMER) et M. Gérard PERRIN, directeur départemental des Finances publiques de la Vienne.
À ce stade de la réflexion, le syndicat avait le choix entre faire intervenir un bureau d'étude extérieur, soit faire appel à l'aide de la DGFiP.
Grâce à la Mission de conseil aux décideurs publics locaux, le choix a été porté sur une aide interne à la DGFiP.

« Le syndicat avait le choix entre faire intervenir un bureau d'étude extérieur, soit faire appel à l'aide de la DGFiP. Grâce à la Mission, le choix a été porté sur une aide interne à la DGFiP. »

C-L : Quels étaient les objectifs de votre projet ?

Marie-Hélène Himber (CD 47) : L’un des objectifs poursuivis par la collectivité est d’harmoniser et de sécuriser ses procédures comptables. A l’issue du projet de dématérialisation, la collectivité doit disposer d’une organisation cohérente, fiable et partagée de sa chaîne comptable avec la mise en oeuvre de nouveaux outils de travail. Il s’agit de simplifier et d’optimiser les modes de fonctionnement en évitant les traitements manuels à faible valeur ajoutée. L’amélioration des conditions de travail de tous les intervenants liée à l’automatisation des tâches répétitives est donc recherchée.
Un autre objectif est le renforcement de la qualité qui consiste à s’assurer du respect des procédures et des règles de la comptabilité publique.
Enfin, la démarche doit conduire à une réduction des délais de traitements des factures et ainsi faciliter les échanges avec nos fournisseurs.

Jérôme Sazarin (SIMER 86) : Le SIMER avait entamé une réflexion sur l'évolution du mode de financement du service public d'élimination des déchets, en passant de la redevance (REOM) à la taxe (TEOM) d'enlèvement des ordures ménagères.
C'est donc sur cet objectif que nous avons travaillé.

C-L : Sur quel calendrier les travaux se sont-ils déroulés ?

Marie-Hélène Himber (CD 47) : Une première phase de plus de huit mois s’est déroulée de mars à décembre 2016. Elle sera suivie d’un accompagnement complémentaire sur le suivi opérationnel de la dématérialisation et la redéfinition des process de la chaîne comptable.

Jérôme Sazarin (SIMER 86) : Après une rencontre fin 2016 et un cahier des charges en février 2017, M. Geoffroy a rendu son rapport en juin 2017. Ce rapport a conforté le SIMER dans ses ambitions de base : passer à la TEOM, consolider et sécuriser la fonction financière.
Ce rapport a apporté des éléments rationnels de réflexion pour les élus et le syndicat, les aidant dans leur prise de décision. Il a d'abord été remis au président et au vice-président, avant une remise élargie en septembre 2017 en présence de la direction départementale des Finances publiques, des communautés de communes membres du syndicat, des comptables, etc.

C-L : Comment se sont déroulés les travaux ? Quels acteurs y ont pris part ?

Marie-Hélène Himber (CD 47) : Le groupe projet est composé des collaborateurs représentant la direction de l’exécution comptable, du contrôle de gestion, de l’informatique, les responsables des pôles administratifs et financiers de la collectivité.
Le payeur départemental et M. Geoffroy accompagnent le groupe de travail et participent activement au management du projet.
La première étape a consisté à réaliser un diagnostic des pratiques de l’engagement au paiement de la facture.
Sur cette base sont définis les grands principes qui guideront la rénovation de la fonction financière de la collectivité (organisation cible).
Enfin, le projet dans sa phase opérationnelle consiste à obtenir l’adhésion de tous les intervenants dans sa mise en oeuvre.
Ce projet a requis un lourd investissement pour l’ensemble des participants et le rapprochement avec la DDFiP a permis la co-construction de nouveaux échanges ordonnateur/comptable.
Une nouvelle progression dans la transition numérique qui laisse entrevoir des champs d’optimisation vers un « service facturier ».

Jérôme Sazarin (SIMER 86) : La réflexion s'est portée sur la définition d'un cahier des charges. M. Geoffroy s'est attaché à comprendre les problématiques du syndicat en lui-même, en étudiant son fonctionnement et en passant dans les services pour y rencontrer les différents acteurs lors d'une semaine de visite en immersion.

De plus, il avait préparé la mission en consultant des recherches, des études, en se renseignant sur le plan départemental de traitement des déchets, en allant à la rencontre des acteurs du projet et d'autres collectivités.
Les échanges entre le SIMER et la Mission de conseil ont ainsi été nombreux et très riches.
La DRFiP et le comptable public ont également apporté leur soutien sur ce projet.

«  Ce projet a requis un lourd investissement pour l’ensemble des participants et le rapprochement avec la DDFiP a permis la co-construction de nouveaux échanges ordonnateur/comptable. »

C-L : Selon vous, quelle valeur ajoutée a apporté la Mission de conseil aux décideurs publics locaux ?

Marie-Hélène Himber (CD 47) : Grâce à la Mission de conseil aux décideurs publics locaux et à la paierie départementale, ce chantier a bénéficié d'un regard extérieur privilégié, celui d'acteurs chargés de la dépense.
La Mission de conseil aux décideurs publics locaux a permis de créer un véritable partenariat avec la DGFiP, qui a apporté une certaine « légitimité » aux décisions prises.

Les échanges techniques se sont révélés très riches, notamment grâce à la vision conjointe de l'ordonnateur et du comptable, et de ce que chacun attend de cette réorganisation. Un grand nombre d'échanges techniques ont été tenus, avec un interlocuteur dédié sur le projet capable de mobiliser les forces internes à la DDFiP.

Jérôme Sazarin (SIMER 86)  : M. Geoffroy a produit une analyse financière solide et détaillée, en s'appuyant également sur les compétences juridiques et fiscales au sein de la DRFiP.
Cette analyse financière très pointue du syndicat comporte des éléments rationnels et concrets, sans s'éloigner du terrain. Elle a pu apporter une vision globale, stratégique sur tout le travail et la mission du SIMER.

« Ce chantier a bénéficié d'un regard extérieur privilégié, celui d'acteurs chargés de la dépense. »

C-L : Quel bilan tirez-vous de ce partenariat ?

Marie-Hélène Himber (CD 47) : Un bilan très positif ! Sur le plan du projet en lui-même, l'échéance du 1er janvier 2017 s'est déroulée sans encombres.
Il est maintenant l'heure de la phase d'évaluation des travaux menés, pour estimer la réussite de tous les aspects de ce projet (tant au niveau matériel qu'organisationnel).

Je dois par ailleurs souligner la force du duo formé par la responsable de la paierie départementale (qui a apporté une vision de terrain, soulevant des problématiques techniques et opérationnelles), et le responsable de la Mission de conseil aux décideurs publics locaux (qui a notamment procédé à l'analyse et à la définition des process).

Jérôme Sazarin (SIMER 86) : Le SIMER a bénéficié de cette aide pour cerner les enjeux et les contraintes du projet, notamment sur le plan financier. La Mission de conseil a permis d'apporter du recul sur le fonctionnement du service.

J'ai été très satisfait de la collaboration avec la Mission de conseil aux décideurs publics locaux. Je tiens à souligner la qualité des interventions de M. Geoffroy, et n'hésiterai pas à recourir à nouveau à la Mission pour de futurs projets.

Directeurs de la publication : DGFiP : Bruno Parent DGCL : Bruno Delsol Contact : webmestre-colloc@dgfip.finances.gouv.fr Image : ©Fotolia © Copyright Collectivités locales 2018